Digitalisierung im Personalmanagement

Als Nächstes werden alle Personalprozesse bzw. -aufgaben, die im Unternehmen stattfinden, aufgelistet. Da sich viele Personalabteilungen in einer Art Übergangsstadium zwischen veralteten Akten und innovativen Tools befinden, wird anschließend geprüft, ob bzw. inwieweit die vorhandenen Personalprozesse bereits digitalisiert sind und welche Tools schon verwendet werden. Hierbei sollte auch die IT-Abteilung einbezogen werden, um die Fehleranfälligkeit bereits vorhandener Software zu beurteilen. Können die benötigten Kompetenzen intern nicht abgedeckt werden, ist es ratsam, spätestens ab diesem Punkt externe Expert:innen als Beratung und Unterstützung heranzuziehen. 

Sind die im Unternehmen vorhandenen Personalprozesse und deren Digitalisierungsgrad bekannt, wird im nächsten Schritt überlegt, welche davon in welchem Ausmaß (noch weiter) digitalisiert werden sollen. Wichtig ist hierbei, zielgerichtet vorzugehen und insbesondere jene Personalprozesse zu digitalisieren, bei denen die meisten Vorteile erreicht werden. Dazu können folgende Fragen als Hilfestellung dienen:

• Ist der (Teil-)Prozess sehr zeitaufwendig?
• Führt eine Digitalisierung des (Teil-)Prozesses zu Quick Wins?
• Weist der (Teil-)Prozess viele standardisierte, manuelle und sich wiederholende Tätigkeiten auf?
• Bindet der (Teil-)Prozess viele Ressourcen und ist stark schnittstellenbehaftet?
• Läuft der (Teil-)Prozess ineffizient ab?

Eine Digitalisierung lohnt sich in vielen Fällen insbesondere bei Personalprozessen, bei denen eine oder mehrere dieser Fragen bejaht werden können. Häufige Beispiele sind die Vertragserstellung, die Arbeitszeiterfassung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Pflege von Personalakten.

Nachdem entschieden wurde, welche Personalprozesse in welchem Ausmaß digitalisiert werden sollen, werden nun die Ziele und Anforderungen an die neuen, digitalen Personalprozesse (Sollprozesse) bzw. Tools definiert. Da in der Personalabteilung personengebundene und vertrauliche Daten eine große Rolle spielen, ist es sinnvoll, bei der Auswahl von Tools auf gewisse Sicherheits- und Datenschutzstandards sowie auf eine ausreichende Stabilität zu achten. Hier finden Sie einen Überblick über weitere nützliche Anforderungen an ein HR-Tool. In diesem Schritt ist es essenziell, die Anforderungen so zu definieren, dass sie der übergreifenden Digitalisierungsstrategie der gesamten Organisation entsprechen.

Sind die Anforderungen definiert und wurden ein oder auch mehrere passende Tools ausgewählt, beginnt die Umsetzung und Einführung der neuen, digitalen Personalprozesse. Hierzu folgt unter anderem die Migration der Daten in das neue System. Auch wenn diese Aufgabe für gewöhnlich nur einmal anfällt, ist es wichtig, ausreichend Zeit einzuplanen. Zudem ist es in diesem Schritt erforderlich, die Effizienz der digitalen Personalprozesse und Tools regelmäßig zu überprüfen und zu optimieren. Bei Bedarf werden zuvor definierte Anforderungen erneut überarbeitet.

Wie bei anderen Change Vorhaben ist es auch hier essenziell, bereits von Anfang an – d. h. ab dem ersten Schritt – ein kontinuierliches, begleitendes Change Management zu etablieren, um den Erfolg des Digitalisierungsprojekts sicherzustellen. Damit einhergehend ist es wichtig, die Gründe und Vorteile der automatisierten Prozesse für das Unternehmen sowie für den einzelnen Mitarbeitenden eindeutig herauszustellen und die Belegschaft zielgruppenspezifisch zur Nutzung des neuen Tools zu befähigen.

Führungskräfte sollten ihre Bereitschaft für die digitalen Neuerungen offenkundig zeigen, ihre Mitarbeitenden sowohl motivieren als auch begeistern und somit als gutes Beispiel und Vorbild vorangehen. Schließlich ist die Digitalisierung im Personalmanagement nur dann erfolgreich, wenn die neuen Prozesse von der Belegschaft dann auch gelebt werden. (Mehr zum Thema Change Management lesen Sie in diesem Blogbeitrag.)