Hilfe bei Meeting Overload

Die Meeting Participation Matrix

Geschätzte Lesezeit: 7 Minuten
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Wer kennt es nicht auch: Einen großen Teil unserer täglichen Arbeitszeit verbringen wir in Terminen. Und oft genug stellen wir hinterher fest, dass unser eigener Beitrag zum Terminziel verschwindend gering war oder entscheidende Teilnehmer:innen gefehlt haben. Es resultieren Anschlusstermine, vergeudete Zeit und Frustration.

Mit diesem Beitrag möchten wir ein Tool vorstellen, welches dabei helfen kann, durch die Wahl der richtigen Teilnehmer:innen den Meeting Overload zu reduzieren und gleichzeitig effiziente und effektive Meetings durchzuführen.

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Die Nachteile des Meeting Overloads

Insbesondere seit März 2020 und dem verstärkten Arbeiten im Homeoffice hat die Menge an Online Meetings enorm zugenommen und damit neben Terminstress auch die Frage, ob es Möglichkeiten gibt, den Meeting Overload zu reduzieren. Denn oftmals bestreiten viele Arbeitnehmer:innen ohne Pause zwischen einzelnen Terminen Tag für Tag einen regelrechten Meeting-Marathon, bei dem häufig erst am späten Nachmittag Zeit bleibt, sich der „eigentlichen Arbeit“ zu widmen.

Zusätzlich kann es dabei vorkommen, dass die Sinnhaftigkeit der eigenen Teilnahme an bestimmten Terminen nicht auf der Hand liegt und dass auch nicht alle Termine immer ein klares Ziel bzw. eine Agenda verfolgen. Kurz gesagt: Viele Arbeitnehmer:innen nehmen (zu viele) Termine als Zeitverschwendung wahr. Dies wurde durch eine Studie von Doodle bereits 2019 bestätigt, in der es heißt, dass 38% aller Mitarbeitenden in Deutschland die Zeitverschwendung durch Meetings als den größten ungelösten Kostenfaktor in ihrem Unternehmen sehen. Weiterhin, so Doodle, gingen der deutschen Wirtschaft rund 65 Milliarden Euro pro Jahr durch 4,7 Milliarden Stunden vergeudete Zeit verloren.

Neben Zeitverschwendung und hohen Kosten liegen weitere Nachteile von zu vielen Meetings bzw. Terminen mit falschen Teilnehmerkreisen auf der Hand:

Fehlender Fokus: Werden individuelle Arbeitsphasen mehrfach am Tag durch Meetings (mit anderem inhaltlichem Fokus) unterbrochen, muss zusätzlich Zeit investiert werden, um bereits angefangene Themen zu beenden.
Große Runden können einschüchtern: In Terminen mit großen Teilnehmerkreisen kann die Unsicherheit einzelner steigen, offen ihre Meinung kundzutun oder Fragen zu stellen.
Zunehmende Frustration: Sind in Terminen zu viele Teilnehmer:innen involviert und aktiv beteiligt, kann dies die Chance erheblich schmälern, einen eigenen Beitrag zu leisten bzw. Konsens zu erreichen.
Fehlender Mehrwert: Teilnehmer:innen werden zu Zuschauenden anstatt zu aktiv Beitragenden.

Die Meeting Participation Matrix

Folgerichtig resultiert also die Frage, wie sichergestellt werden kann, dass die Anzahl an überflüssigen Meetings reduziert wird. Außerdem sollte gewährleistet sein, dass die für ein Meeting eingeladenen Teilnehmer:innen einen Mehrwert schaffen und dass das Meeting darüber hinaus effektiv und effizient strukturiert ist.

Hierfür haben wir bei LEITWERK Consulting eine hilfreiche Übersicht in Form der "Meeting Participation Matrix“ entwickelt, die die Teilnehmerliste eines Termins, Workshops, o. Ä. strukturiert hinterfragt. Dadurch kann beispielsweise komplexes Gremienmanagement im Projektumfeld unterstützt werden und sie kann dazu beitragen, den Meeting Overload und Terminstress einzelner zu reduzieren.

Die Meeting Participation Matrix kann sowohl von Einladenden als auch von Eingeladenen zur Hilfe genommen werden. Hierbei spiegelt die Abszisse den Mehrwert wider, den ein Teilnehmender aus dem Meeting zieht. Die Ordinate dagegen zeigt auf, welchen Mehrwert der Teilnehmende für das Meeting stiftet. Gemäß dieser Darstellung ergibt sich eine Vier-Felder-Matrix, mit derer sich Meeting Teilnehmer:innen wie folgt kategorisieren lassen.

Meeting Participation Matrix downloaden
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Kategorisierung der Meeting-Teilnehmenden

Der/Die Informant:in
Eine Person, die einerseits über besondere Kenntnisse oder Informationen hinsichtlich der zu besprechenden Themen verfügt, andererseits aber nur einen geringen Mehrwert für sich selbst in der Teilnahme am Termin findet. Diese Person kann dem Termin (nach voriger Absprache) für aufkommende Fragen kurzzeitig hinzugefügt werden und relevante Informationen teilen.
Die Schlüsselperson
Sie stiftet einen Mehrwert für das Meeting und zieht gleichzeitig einen Mehrwert für sich selbst. Schlüsselpersonen sind sinnvolle Meeting Teilnehmer:innen.
Person, die höheren Mehrwert mit anderen Tätigkeiten schafft
Es ist nicht erforderlich, eine Person einzuladen, die nicht direkt mit den besprochenen Themen zu tun hat. Diese Person schafft einen höheren Mehrwert, indem sie etwas anderes tut, als am Meeting teilzunehmen. Dadurch erspart man dieser Person Zeitverlust.
Der/Die Informationssammler:in
Er/Sie stiftet keinen bis wenig Mehrwert für das Meeting, aber gewinnt (relevante) Informationen aus dem Meeting für sich selbst. Diese Person kann im Nachhinein über die wichtigsten Punkte schriftlich, z. B. in Form eines Protokolls, informiert werden.

Die Identifikation der Meeting Schlüsselpersonen

Kurzgefasst: Schlüsselpersonen sind die Teilnehmenden, auf die wir uns in Meetings beschränken können und sollten, um einen effizienten und effektiven Ablauf sicherzustellen und dadurch einem Meeting Overload entgegenzuwirken. Hilfreiche Fragestellungen zur Identifikation der Schlüsselpersonen für Meetings sind folgende:

Ist die Person direkt von den Inhalten betroffen, die während des Termins besprochen oder entschieden werden?
Hat die Person etwas Wichtiges beizutragen oder ein relevantes Update bereitzustellen?
Muss die Person besprochene oder beschlossene Dinge schnell ausführen oder benötigt diese für eine eigene Entscheidung?

WEITERE TIPPS & TRICKS FÜR EFFIZIENTE MEETINGS

Mit Hilfe der vorgestellten „Meeting Participation Matrix“ lassen sich Teilnehmerlisten für Termine, Abstimmungen, Workshops und & Co. strukturiert hinterfragen. Darüber hinaus tragen auch die unten stehenden Punkte zu einem effizienten und effektiven Meetingmanagement bei:

Festlegung eines genauen Terminziels

Vorbereitung ist das A und O und gilt auch in Bezug auf Termine. Unerlässlich für ein gutes Meetingmanagement ist es sicherzustellen, dass eine Meeting-Agenda inkl. Terminziel(-en) im Voraus erstellt, abgestimmt und verteilt wird und dass dadurch nur Teilnehmende, die wirklich einen wichtigen Beitrag leisten können, involviert werden.

Time Keeping und Protokoll

Bereits vor dem Termin sollte festgelegt sein, wer die Moderation übernimmt und damit durch den Termin führt. Warum? So kann sichergestellt werden, dass jemand einen Überblick über die noch zu verbleibende Zeit hat und dass alle relevanten Agendapunkte ausreichend diskutiert werden können. Außerdem erstellt er/sie auch das Terminprotokoll mit allen wesentlichen Inhalten, Beschlüssen und Entscheidungen, welches im Nachgang des Termins an alle Teilnehmenden und bei Bedarf auch an weitere Stakeholder versendet werden kann.

Verwendung unterstützender Medien und Tools

Mit Hilfe des Einsatzes von ansprechenden Medien und Tools (bspw. digitale Kollaborationstools), insb. bei Online-Terminformaten, haben alle Teilnehmer:innen die Möglichkeit, den gezeigten Inhalten zu folgen und sich selbst einzubringen und/oder Fragen zu stellen. Dadurch kann vermieden werden, dass wichtige Punkte ungeklärt bleiben, was wiederum in das Aufsetzen von Folgeterminen münden kann.

Unser Fazit

Termine lassen sich nicht vermeiden. Termine sind sogar sehr wichtig, um beispielsweise Entscheidungen zu treffen, Informationen zu teilen oder gemeinsam mit anderen Ergebnisse zu erarbeiten. Dennoch ist es gerade in Zeiten wie heute, in denen Homeoffice fast unbegrenzt möglich ist und gleichzeitig die Büros wieder offen sind, besonders wichtig, die Anzahl der eigenen Termine und die der anderen gut im Blick zu haben. Denn während der eine zwischen zwei Terminen nur auf die blaue „Jetzt teilnehmen“-Taste klicken muss, muss die andere den Raum wechseln und dafür drei Stockwerke hinter sich lassen. In beiden Beispielen jedoch will niemand Zeit für unnütze Meetings verschwenden und dafür andere, wichtigere Arbeiten hintenanstellen. Wichtiger ist es, mit der Zeit aller Beteiligten wertschätzend umzugehen und die Produktivität und Effizienz im Arbeitsalltag zu steigern.

Und genau dafür soll die Meeting Participation Matrix, die wir in diesem Blogbeitrag vorgestellt haben, helfen. Sie kann sowohl aus Sicht der Eingeladenen als auch der Einladenden herangezogen werden, um die richtigen Teilnehmer:innen für einen Termin zu identifizieren. Sie steht auf dieser Seite zum Download bereit und kann jederzeit heruntergeladen werden – Probieren Sie es aus und berichten Sie uns von Ihren Erfahrungen!

Quellenangaben:

resources/research-and-reports-/the-state-of-meetings-2019 | Doodle

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