Um das Projekt passgenau ausschreiben zu können, musste der aktuelle Status des Projektmanagements und die Anforderungen und Bedarfe an ein zukünftiges, standardisiertes PM auf Projekt- und Multiprojekt-Ebene detailliert erfasst werden. Hierfür wurde eine Reihe Experten-Interviews mit Stakeholdern aus dem StMD geführt und die Ergebnisse in einem mehrtägigen Workshop zusammengefasst und validiert. Des Weiteren wurde eine ausführliche Analyse möglicher PM-Tools basierend auf den Anforderungen (technisch und inhaltlich) erstellt.

Im Rahmen der Experten-Interviews und des Workshops konnten wir von LEITWERK gezielt mit unserer Methoden- und Moderationskompetenz unterstützen. Wir konnten zudem ein realistisches Bild des Status Quo und des Zielbildes zeichnen, was für die Umsetzung der folgenden Phasen relevant sein wird. Zudem ist es LEITWERK gelungen, die Wichtigkeit der Einbeziehung aller Stakeholder bewusst zu machen und herauszustellen, dass die Einführung eines PM-Tools nicht nur technische, sondern vor allem auch Changemanagement-Aspekte umfasst.

Im Rahmen einer umfassenden Workshop Reihe wurden gemeinsam mit den Teilnehmern aus verschiedenen Institutionen relevante Informationen gesammelt. Auf Basis dieser Ergebnisse wurde ein verbindlicher, chronologischer Musterablaufplan zur erfolgreichen Bewältigung von Sturmschäden entwickelt. Zudem wurde für die betroffenen Akteure im Fall eines Sturmschadens eine Kommunikationsstrategie und konkrete Handlungsanweisungen erarbeitet.

Mit Hilfe von umfassenden und interaktiven Workshopkonzepten wurde der Status Quo zügig erfasst und eine initiale Version des Musterablaufplans erstellt. Durch eine proaktive Auflösung potentieller und bestehender Konflikte zwischen den Stakeholdern konnte eine große Akzeptanz zur aktiven Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des Musterablaufplans geschaffen werden. Zugleich konnte hohe Motivation bei den Stakeholdern zur eigenständigen Nutzung des Musterablaufplans in der Zukunft generiert werden.