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In 7 Schritten zum erfolgreichen PI Planning

Geschätzte Lesezeit: 10 Minuten
Was erwartet Sie in diesem Beitrag?

Das Planning Intervall (PI) Planning ist ein regelmäßiges Ereignis für den gesamten Agile Release Train (ART) im Rahmen der Anwendung des Scaled Agile Frameworks (SAFe ®). Während des PI Plannings kommen Teams und Stakeholder zusammen, um sich auf eine gemeinsame Zielerreichung im definierten Zeitraum der PI Iteration auszurichten. Das PI Planning wird von dem Release Train Engineer (RTE) moderiert und schließt alle Mitglieder des ART ein. 

Laut dem Sclaed Agile Framework (SAFe ®) ist das „PI Planning essenziell für SAFe®: Wenn man es nicht macht, macht man kein SAFe®.“ 

Doch wie kann sichergestellt werden, dass das PI Planning erfolgreich abläuft? Dieser Blogbeitrag liefert, mit einigen konkreten Anwendungsbeispielen aus unserer Praxis, eine Antwort auf diese Frage.

Mithilfe von sieben Kernpunkten, die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung abdecken, steht einem gelungenen PI Planning nichts mehr im Wege:  

  • Vorbereitung und Rahmenbedingungen abstimmen 
  • Klare Ziele setzen 
  • Eine abgestimmte Agenda 
  • Risiken identifizieren 
  • Kommunikation und Zusammenarbeit fördern 
  • Reflektion 
  • Nachbearbeiten 

Die beschriebenen Kernpunkte stellen eine Kombination aus den Vorgaben des SAFe® Frameworks, unseren langjährigen Erfahrungswerten und Tipps aus der Beratungspraxis dar. 

PI Planning: Vorbereitung

Schritt 1: Vorbereitung und Abstimmung der Rahmenbedingungen sind der Schlüssel zum erfolgreichen PI Planning

Eine gute Vorbereitung ist essenziell für ein erfolgreiches PI Planning. Damit der Termin reibungslos ablaufen kann, müssen im Vorfeld alle notwendigen Materialien besorgt werden (u. a. Flipcharts, Marker, Karten und Klebezettel). Für ein gelungenes PI Planning braucht man ausreichend Platz für alle Mitglieder des ART. Im Vorhinein ist daher ein Raum zu reservieren und auch entsprechend herzurichten. Es ist außerdem wichtig, dass alle Teilnehmenden im Voraus über das Datum, die Uhrzeit sowie den Ort informiert sind. Mit relevanten Stakeholdern findet zudem ein Austausch vor dem Termin statt, um frühzeitig auf eventuelle Abhängigkeiten aufmerksam zu werden und den richtigen Fokus für das PI Planning sicherzustellen.

Tipps für die Vorbereitung:

  • Bereitstellung eines Moderationskoffers mit Klebezetteln, Stiften und Kreppband (z. B. für Namensschilder bei großen Gruppen oder zum Aufhängen von Flipcharts)
  • Buchung und Besichtigung der Räumlichkeiten
  • Festlegung der Kommunikationskanäle  
  • Kommunikation der zentral zugänglichen Dokumentation (z. B. auf Confluence) mit allen wichtigen Informationen für die Teilnehmenden 
  • Überprüfung der benötigten Technologien, Tools und Audioqualität (insbesondere bei virtuellen und hybriden PI Plannings) 
  • Individuelle Abstimmung mit Speakern, Impulsgebern oder anderen PI Gästen 
PI Planning: Ziele setzen

Schritt 2: Klare Ziele setzen und kommunizieren

Ziele helfen dabei, den Fokus sicherzustellen. Vor Beginn des PI Plannings werden klare Ziele festgelegt, welche die wichtigsten Themen der anstehenden PI Iteration beinhalten. Die festgelegten Ziele werden an alle Personen kommuniziert, die an dem PI Planning teilnehmen. So haben die Teams vor den Break-Out Sessions ein klares Verständnis, welche Prioritäten die kommende Iteration hat und können ihre Planung an den gesetzten Zielen ausrichten. Um Transparenz sicherzustellen, erhalten auch relevante Stakeholder vorab eine Information zu den Zielen für die nächste Iteration. 

Tipps:

  • Zusätzliche Definition einer übergreifenden und motivierenden Produktvision, die regelmäßig präsentiert und allen präsent ist  
  • Enge Abstimmung der Ziele mit den Business Ownern und Product Managern 

Schritt 3: Eine abgestimme Agenda festlegen, kommunizieren und sichtbar platzieren

Der Weg zum Ziel: Die PI Planning Agenda enthält alle wichtigen Punkte für die geplanten Tage und schafft einen klaren Rahmen für die wichtigsten Themen. Mithilfe der Agenda wird sichergestellt, dass die Zeit effektiv genutzt wird und alle wichtigen Punkte bearbeitet werden können. Durch das Einplanen von Kaffeepausen und gemeinsamen Mittagessen unterstützt die Agenda den Erhalt des Energielevels und trägt zu Austausch und Teambuilding bei. Die Hauptaufgabe in der Facilitation besteht darin, dass Diskussionen zielgerichtet moderiert und der Zeitplan im Blick behalten wird.

Bei einer erstmaligen SAFe® Einführung empfiehlt es sich, sich streng an die von SAFe® zur Verfügung gestellte Agenda zu halten. Mit zunehmender Erfahrung der Teams mit dem PI Planning kann diese individuell auf die Bedürfnisse der Teams angepasst und iterativ weiterentwickelt werden. Abbildung 1 zeigt eine exemplarische Agenda für zwei Tage, wie sie auch auf der SAFe® Website präsentiert wird.  

Tipps:

  • Sichtbares Platzieren der PI Planning Agenda für alle, z. B. vor Ort auf einem Flipchart
  • Digitale Vorab-Information der Agenda, z. B. auf Confluence 
  • Kontinuierliche Prüfung der Agenda während des PI Plannings für eine frühzeitig Identifikation von Abweichungen
  • Regelmäßige Verweise auf den aktuellen Agendapunkt und die übergreifende Zielsetzung in der Moderation
PI Planning: Agenda Day 1
PI Planning: Agenda Day 2

Schritt 4: ROAM - Risiken identifizieren

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    Während der Planung des PI Plannings kristallisieren sich oft Risiken (technische, organisatorische oder weitere externe Faktoren) heraus, die einen möglichen Einfluss auf die kommende PI Iteration oder das Erreichen der Ziele haben. Um die Risiken frühzeitig zu erkennen und wirkungsvolle Maßnahmen zu planen, wird ein ROAM Board eingesetzt. Das Akronym ROAM steht für Resolved (gelöst), Accepted (akzeptiert), Owned (zugewiesen) und Mitigated (verringert). 

    Das Anordnen der verschiedenen Risiken auf dem ROAM Board hilft dabei, die Risiken strukturiert zu erfassen und sich möglicher Auswirkung bewusst zu werden. Dabei wird abgewogen, ob man Risiken akzeptieren muss oder eine verhindernde oder zumindest verringernde Maßnahme einplanen kann. Mögliche Maßnahmen werden dann für die Umsetzung im PI eingeplant.  

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    Tipps

    • Vorbereitung von einem ROAM Board für jedes Team auf einem Flipchart
    • Festhalten von Risiken, die während Diskussionen in den Planungsphasen auftauchen, durch den SAFe® Scrum Master oder andere Teammitglieder 
    • Wiederholtes Hinweisen auf die notwendige Erfassung von Risiken während des PI Plannings durch den RTE
    • Sicherstellen der nachhaltigen Verfolgung von Risiken nach dem PI Planning: Wie wird die Umsetzung der Maßnahmen durch die Teams angegangen z. B. Wirksamkeitsprüfung im Daily?

Schritt 5: Offene Kommunikation und Zusammenhalt fördern

Ein PI Planning lebt von dem Austausch, Diskussionen und Interaktion. Es ist also wichtig, dass alle Teilnehmenden frei und offen miteinander kommunizieren können. Indem sich alle an gemeinsam definierte Kommunikationsregeln halten, kann sichergestellt werden, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden. Dazu zählen auch die in Schritt 4 beschriebenen Risiken und ernsthafte Zweifel bezüglich der Umsetzbarkeit. 

Das PI Planning bietet auch die Möglichkeit, dass Teams zusammenwachsen und Synergien entstehen. Für einen besseren Teamzusammenhalt ist der informelle Austausch sehr wichtig, welcher durch „Ice Breaker“ und teamübergreifende Pausen gefördert werden kann. Zum persönlichen Kennenlernen der Teammitglieder eignet sich z. B. das „Kennenlernen Bingo“. Dabei versuchen die Teilnehmenden möglichst schnell durch eine gegenseitige Befragung die Bingo-Felder zu befüllen. Die Person, die als erstes alle neun Felder gefüllt hat, ruft laut „Bingo“. Anschließend erklärt und präsentiert der Gewinner oder die Gewinnerin die Bingo-Inhalte, was das gegenseitige Kennenlernen zusätzlich vertieft, und erhält einen symbolischen Preis.

Tipps:

  • Erstellung einer Raumübersicht für die Team Breakouts (digital oder auf einem Flipchart), um die Kontaktaufnahme unter den Teams zu erleichtern: Wer ist wo und wie kann ich wen erreichen?  
  • Einplanen gemeinsamer Kaffeepausen oder „Cake Breaks“ für den übergreifenden, informellen Austausch 
  • Durchführung von Ice Breakern und Kennenlernspielen, je nach Gruppengröße und Intention  
  • Einplanen von kleinen Yogapausen oder Meditationen, um die Motivation und den Fokus über den Tag hinweg zu halten 
  • Organisation von einem gemeinsamen Abendessen für einen feierlichen Ausklang 
  • Sichtbarmachen der gemeinsamen Kommunikationsregeln (z. B. auf einem Flipchart)

LEITWERK Kennenlernen Bingo
Hier gibt es das Bingo zum Download

Retro board

Schritt 6: Retrospektive für kontinuierliche Verbesserung

Die Retrospektive hilft dabei zu reflektieren, wie das PI Planning gelaufen ist und um konkrete Optimierungsvorschläge zu erarbeiten. Hierzu eignen sich Methoden wie z. B. eine klassische „Start, Stop, Continue-Retrospektive“. Dabei kann rückblickend eingeordnet werden, was das Team in der nächsten Iteration ergänzen, womit es aufhören und was wie gewohnt weiter gehen sollte.

Durch die Retrospektive gelingt es den Teilnehmenden gemeinsam, sich als individuelles Team und das PI Planning gesamthaft kontinuierlich zu verbessern. Dabei ist es wichtig, dass konkrete Maßnahmen und Optimierungsideen entstehen und es eine klar dokumentierte Verantwortlichkeit für die Umsetzung und das Nachhalten gibt.

Tipps:

  • Vorbereitung von einem Flipchart mit Leitfragen für die Retrospektive
  • Konsolidierung von Maßnahmen aus der Retrospektive auf einer zentralen Confluenceseite, um die Nachverfolgung der Umsetzung zu erleichtern
  • Motivation aller am PI Planning Beteiligten zur Teilnahme an der Retrospektive   
  • Konstruktive Ableitung von wirkungsvollen Maßnahmen, auch bei kritischen Bemerkungen
  • Sensibilisierung für den Mehrwert und Nutzen einer Retrospektive (idealerweise bereits im Vorfeld zu dem PI Planning)

Schritt 7: Nächste Schritte und Nachbearbeitung

Um während der PI Iteration mit den Ergebnissen arbeiten zu können und einen Fortschritt zu erzielen, ist die Dokumentation im Rahmen der Nachbearbeitung essentiell. Mit Tools wie Confluence und Jira können die Ergebnisse für alle zugänglich festgehalten werden. Denn nach dem PI Planning ist vor dem PI Planning: Gut gepflegte Templates, in welchen die Learnings der letzten PI Iteration direkt umgesetzt wurden, können direkt kopiert und wiederverwendet werden, um den Vorbereitungsaufwand zu reduzieren.

Tipps:

  • Regelmäßiges Tracking des Feedbacks aus der Retrospektive 
  • Übertragung von Erfahrungswerten in die nächste PI Planning Planung (z. B. durch RTE)
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Bild: Sonja Neubauer
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