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PMO bei der Arbeit

Was macht ein PMO den ganzen Tag?

Geschätzte Lesezeit: 8 Minuten
Warum Projektmanagement Office?

Heutzutage findet in Unternehmen mehr Projektarbeit als früher statt. Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und die EBS Universität für Wirtschaft und Recht haben bereits 2018 festgestellt, dass knapp 40 % des Umsatzes und der Tätigkeiten deutscher Unternehmen auf Projekten basieren. Heute ist dieser Anteil noch stärker und es wird davon ausgegangen, dass der Wertschöpfungsanteil von Projekten in deutschen Unternehmen noch weiter anwachsen wird. Laut Manager Magazin heißt das konkret, dass Topmanager:innen im Jahr 2025 mindestens 60 % ihrer Zeit darauf verwenden werden, Projekte auszuwählen, zu priorisieren und deren Umsetzung voranzutreiben. Zeit, sich genauer mit dem Thema auseinanderzusetzen!

In diesem Beitrag wollen wir näher auf das Thema Projektmanagement eingehen: Was genau heißt eigentlich Projektmanagement? Und was versteht man unter dem häufig synonym verwendeten Begriff Projektmanagement Office (kurz: PMO)? Wie lassen sich diese beiden Begriffe voneinander abgrenzen? Und was macht eigentlich ein PMO den ganzen Tag und welchen Nutzen bringt es? Dieser Blogbeitrag liefert Antworten auf diese Fragen.

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PMO Basics
Icon Erfolgreiches PMO.

Starting with the Basics

Projektmanagement (PM) wird in der Fachliteratur unterschiedlich, aber weitestgehend übereinstimmend definiert, und zwar als: Die Gesamtheit von Führungsmitteln, -aufgaben, -organisationen und -techniken für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Hinter dem Wort Projektmanagement steht also eine komplexe Maschinerie, welche eine Vielzahl an Schritten, Methoden und Tools beinhaltet, um Projekte erfolgreich umzusetzen.

Aufgrund der wachsenden Anzahl von Projekten in Unternehmen wird ein klares Verständnis und die effiziente Anwendung von Projektmanagement immer wichtiger. Damit einhergehend stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie denn nun Projekte optimal priorisiert, initiiert, geplant, durchgeführt und zielgerichtet gesteuert werden können. Eine adäquate und in Unternehmen immer häufiger eingesetzte Lösung für eine effiziente Koordination von Projekten ist die Etablierung sogenannter Projektmanagement Offices.

Definition PMO
Icon PMO

Was ist ein PMO?

Ein PMO ist eine permanente (intern oder extern besetzte) Organisationseinheit, die projektbezogene Führungs- und Aufsichtsprozesse standardisiert und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Werkzeugen und Methoden unterstützt. Darüber hinaus kann ein PMO aber auch als unterstützende und temporär eingesetzte Einheit im operativen Tagesgeschäft eines einzelnen (Groß-)Projektes agieren. Die Verantwortlichkeiten von PMOs sind demnach weitreichend und können von der Support-Funktion für Projektleiter:innen in einzelnen Projekten bis hin zum direkten Management von einem oder mehreren Projekten reichen.

Oftmals wird hierfür in der Literatur zwischen PMO und PO (Projekt Office) unterschieden, wobei sich letzteres auf die befristete, operative Projektunterstützungsrolle bezieht, während ein PMO eher strategisch ausgerichtet ist und das Management mehrerer Projekte meint. Unsere langjährige Praxiserfahrung bei verschiedenen Kunden unterschiedlicher Branchen jedoch zeigt, dass oftmals keine strikte Trennung beider Begriffe bzw. deren separate Nutzung erfolgt und dass in den meisten Fällen schlicht von PMOs gesprochen wird. Aus diesem Grund verwenden auch wir in diesem Beitrag den Begriff PMO und gehen auf seine unterschiedlichen Ausprägungen (von operativ bis strategisch) ein.

Graphik PMO Arten

Was sind die Aufgaben eines strategischen PMOs?

So weitreichend die Verantwortlichkeiten sind, so vielfältig sind auch die Aufgabenfelder von PMOs. Unter den strategisch ausgerichteten PMOs versteht man eine konstante unternehmensweite Instanz, die für das (Projekt-)Management mehrerer Projekte zuständig ist. Dies kann folgende Aufgaben umfassen:

  • Definition von Projektmanagementprozessen im Unternehmen (z. B. Initiierungsprozesse, Controllingprozesse).
  • Festlegung von unternehmensweiten Projektmanagementstandards und -methoden (bspw. durch die Erstellung eines Projektmanagementhandbuchs).
  • Schulung und Training von Projektleiter:innen und Projektmitarbeitenden in den Methoden des Projektmanagements.
  • Portfoliomanagement und -controlling (d. h. die Wahrung eines Gesamtüberblicks über alle laufenden Projekte und deren Beitrag zum Unternehmensziel sowie Überwachung des Projektfortschritts inkl. Reporting an das Management).
  • Ressourcenmanagement über mehrere Projekte hinweg.

Was sind die Aufgaben eines operativen PMOs?

Im Gegensatz hierzu übernimmt ein operatives PMO konkrete Aufgaben innerhalb eines einzelnen Projekts. Da ein operatives PMO hierbei in allen Projektphasen eingesetzt werden kann, lassen sich seine verschiedenen Aufgaben gut entlang dieser zeigen.

1. Projektphase 03

Projektvorbereitung

  • Projektvorbereitung

    • Unterstützung bei der Zieldefinition und Zielpriorisierung
    • Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam sowie im engen Projektumfeld
    • Erstellung von Projektplänen

  • Projektdurchführung

    • Kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts, Abfrage des Projektstatus bei den Verantwortlichen und adressatengerechtes Reporting an die Stakeholder
    • Identifikation und Bewertung von Risiken inkl. Entwicklung von Gegenmaßnahmen
    • Planung und Zuweisung von Ressourcen
    • Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings
    • Kontinuierliche Projektdokumentation und regelmäßige Kommunikation an relevante Stakeholder innerhalb und außerhalb der Organisation
    • Projektcontrolling
    • Festlegung und Verfolgung von Qualitätsstandards
    • Organisation, Moderation und Nachbereitung von Workshops

  • Projektabschluss

    • Erstellung des Projektabschlussberichts bzw. der Projektabschlusspräsentation
    • Erarbeitung und Dokumentation von Best Practices und Lessons Learned
    • Nachhaltige Verankerung der Projektergebnisse in der Organisation

Es zeigt sich also, dass ein PMO unterschiedlichste Aufgaben erfüllen kann – welche genau es letztendlich sind, variiert je nach Organisation, Projekt, Anforderungen der Stakeholder und Art des PMOs. Dennoch stellen sich viele Unternehmen die Frage, ob die Einführung eines PMOs tatsächlich sinnvoll ist. Daher geht es im folgenden Abschnitt um die konkreten Vorteile eines PMOs und warum sich dessen Etablierung auch in Ihrer Organisation lohnen kann.  

Warum sich der Einsatz eines PMOs lohnt

  • Icon Adressatengerechte Stakeholder-Kommunikation

    Adressatengerechte Stakeholder-Kommunikation

    Durch die Organisation von Regelmeetings, ein regelmäßiges Reporting und eine kontinuierliche Kommunikation wird sichergestellt, dass alle Stakeholder adressatengerecht informiert werden.

  • Icon Transparenz

    Transparenz

    Durch die kontinuierlich stattfindende Kommunikation wird Transparenz geschaffen, die wiederum Entscheidungsträger beim Treffen wichtiger Entscheidungen unterstützt.

  • Icon Frühzeitige Erkennung von Planabweichungen

    Frühzeitige Erkennung von Planabweichungen

    Die ständige Überwachung des Projektfortschritts ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Planabweichungen und trägt dazu bei, dass Projekte innerhalb der vorgegebenen Anforderungen abgeschlossen werden.

  • Icon Effiziente Ressourcennutzung

    Effiziente Ressourcennutzung

    Das Ressourcenmanagement stellt eine effiziente Ressourcennutzung sicher und erleichtert somit z. B. anteilig Mitarbeitenden im Projekt ihren Spagat zwischen Projektarbeit und Tagesgeschäft.

  • Icon Effiziente, effektive und qualitativ hochwertige Projekte

    Effiziente, effektive und qualitativ hochwertige Projekte

    Die Einführung von Projektmanagementstandards schafft eine konsistente und standardisierte Vorgehensweise und führt dazu, dass Projekte effizienter, effektiver und qualitativ hochwertiger durchgeführt werden.

  • Icon Ausrichtung der Projekte an der Unternehmensstrategie

    Ausrichtung der Projekte an der Unternehmensstrategie

    Durch die Bewertung und Priorisierung von Projektanträgen wird sichergestellt, dass nur Projekte durchgeführt werden, die einen entscheidenden Mehrwert haben und an der Unternehmensstrategie ausgerichtet sind.

Es lässt sich abschließend zusammenfassen, dass aufgrund des steigenden Wertschöpfungsanteils von Projektarbeit in Unternehmen der Einsatz von PMOs immer relevanter wird. Dies lässt sich auch quantitativ nachweisen: Eine Studie von PM Solutions zeigt auf, dass sich der Projekterfolg von Unternehmen durch den Einsatz eines PMOs deutlich erhöht:

Chart zu Verbesserungen durch ein PMO

Wir helfen Ihnen bei der Etablierung eines PMOs
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Sind nun auch Sie an der Etablierung eines PMOs in Ihrer Organisation interessiert und wollen herausfinden, inwiefern ein PMO für Sie nützlich sein kann? Dann kommen Sie gerne auf uns zu! Warum LEITWERK Consulting der richtige Partner für Sie ist, und weitere nützliche Informationen finden Sie unter folgendem Link.  

Bis dahin werfen Sie gerne einen Blick in unsere Übersicht „Was macht ein PMO den ganzen Tag?“

Poster "Was macht ein PMO eigentlich den ganzen Tag?"

Was macht ein PMO eigentlich den ganzen Tag?
Hier gibt es das Poster zum Download

Quellenangaben

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