Blogbeitrag Kanban

Mit dem Kanban Prinzip zu mehr Fokus 

Die unsichtbare Störung im Arbeitsalltag

Geschätze Lesezeit: 10 Minuten
KANNST DU MAL KURZ...? 

In der modernen Arbeitswelt mit Großraumbüros, Shared Desks und einer digital geprägten Meetingkultur sind wir ständig von Geräuschen umgeben – sei es dem Tippen von Kolleg:innen, dem Brummen der Kaffeemaschine oder entfernten Gesprächen. Zu diesem Hintergrundrauschen kommen häufig kleine Alltagsanfragen: „Kannst du mal kurz…?“, „Es dauert nur 10 Minuten“ oder „Sag mal, weißt du wo…?“. Die kleinen, scheinbar harmlosen Unterbrechungen, die sich im Laufe des Tages anhäufen, haben einen erheblichen Einfluss auf die Konzentration und Produktivität.  

Es wird immer wichtiger, eine Umgebung zu schaffen, die Ablenkungen minimiert und es ermöglicht, sich vollständig auf die Aufgabe zu konzentrieren. Strategien, wie das Setzen klarer Ziele, das Schaffen von Routinen und das Nutzen von Techniken zur Zeitverwaltung können dabei hilfreich sein. An dieser Stelle kommt die Kanban Methode ins Spiel. Als bewährtes agiles Framework bietet das Kanban Prinzip viele Werkzeuge und Ansätze, die die Konzentration auf das Wesentliche fördern und dadurch eine effiziente und fokussierte Zusammenarbeit unterstützen. 

Die Herausforderungen und Folgen von ständiger Ablenkung 

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    In unserem schnelllebigen Arbeitsalltag machen wir uns oftmals nicht bewusst, wie häufig wir aus unserer Konzentration gerissen werden: Sei es durch Pop-Ups, bei einer neu eingetroffenen Mail oder der Chatnachricht in Teams oder Slack, in der uns der Lieblingskollege von seiner lustigen Begegnung auf dem Flur erzählt. Oder durch den Blick auf das private Smartphone, welches verführerisch auf dem Schreibtisch liegt und zu einem kurzen Blick in den Social Media Account einlädt. Dann macht sich die Spülmaschine durch ein Piepen bemerkbar und möchte ausgeräumt werden und die vorbeilaufenden Kolleg:innen erwähnen den eigenen Namen in einem Gespräch und man wird hellhörig. Gleichzeitig erscheint ein Kopf über dem Bildschirmrand und bittet um ein paar Minuten Sparring zu einer Herausforderung und dann erinnert Outlook, dass in fünf Minuten das nächste Meeting oder Telefonat ansteht. 

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    Diese ständige und vielseitige Ablenkung in unserem Arbeitsalltag hat weitreichende Folgen. Wenn wir häufig aus unserer Konzentration gerissen werden, fällt es uns schwer, in den sogenannten Flow-Zustand zu gelangen – jenen Zustand, in dem wir vollständig in unsere Arbeit vertieft sind und unsere Produktivität ihren Höhepunkt erreicht. Dieser Zustand ist entscheidend für die Erledigung komplexer Aufgaben und kreativer Tätigkeiten. Die ständigen Unterbrechungen führen nicht nur zu einem Verlust an Produktivität, sondern auch zu einem Anstieg des Stressniveaus. Das Gefühl, ständig auf Abruf sein zu müssen und immer wieder aus der Arbeit gerissen zu werden, erzeugt einen permanenten inneren Druck. Mitarbeiter:innen fühlen sich überfordert, weil sie das Gefühl haben, nie wirklich mit einer Aufgabe fertig zu werden, bevor die nächste Unterbrechung kommt. Dies kann zu einem allgemeinen Rückgang der Arbeitszufriedenheit und Arbeitsleistung führen. 

Die Effekte ständiger Ablenkung sind auch wissenschaftlich untersucht. In einer 2022 veröffentlichten Studie des Thinktanks New Work Innovation wird beschrieben, dass für das erneute Fokussieren auf eine unterbrochene Aufgabe „mindestens 15 % der eigentlichen Bearbeitungszeit“ anfallen. „Bei steigender Komplexität der Aufgabe steigt die Zeit, die unser Gehirn zur Re-Fokussierung benötigt, auf bis zu 24 % an.“ Und das bei einer durchschnittlichen Unterbrechung von 15 Mal pro Stunde (bezugnehmend auf deutsche Unternehmen). 

Einführung in DAS KANBAN PRInzip 

Das Kanban Prinzip ist ein agiles Framework zur Optimierung von Arbeitsprozessen und basiert auf den Grundprinzipien der Visualisierung von Arbeitsprozessen, der Begrenzung von gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben (WIP-Limits) und der kontinuierlichen Verbesserung. Diese Prinzipien ermöglichen es, Engpässe frühzeitig zu erkennen, den Fokus auf das Wesentliche zu legen und effizienter zu arbeiten, wodurch Überlastung und Stress reduziert werden. 

DURCH Das kanban prinzip DIE EIGENE PRoduktivität steigern 

Über die Jahre haben sich in Teams, die mit Kanban arbeiten, einige Herangehensweisen etabliert, die bei der Fokussierung unterstützen können: 

  • Icon Visualisierung der Arbeitsmenge 

    Visualisierung der Arbeitsmenge 

    Ein Kernprinzip von Kanban ist es, die Arbeit zu “visualisieren“. Das ist zum Beispiel mit einem klassischen Kanban-Board möglich. Was muss ich heute noch tun? Woran arbeite ich aktuell? Was wurde bereits komplettiert? Diese Übersicht reduziert Komplexität und hilft dabei, schneller an die Aufgaben anknüpfen zu können. 

  • Icon Limitierung paralleler Aufgaben

    Limitierung paralleler Aufgaben durch Work-in-Progress (WIP) Limits 

    Kanban ermutigt dazu, die Anzahl der gleichzeitig laufenden Aufgaben zu begrenzen. Dadurch werden Multitasking und der damit verbundene Produktivitätsverlust minimiert. Die Konzentration auf wenige Aufgaben gleichzeitig fördert eine schnellere Fertigstellung.

  • Icon Zeitmanagement

    Verbessertes Zeitmanagement 

    Durch das Setzen von Deadlines auf Karten und das Verfolgen von Durchlaufzeiten (wie lange eine Aufgabe von "Anstehend" bis "Erledigt" dauert) wird das Zeitmanagement verbessert. Die Beteiligten erhalten einen klaren Überblick über den Fortschritt ihrer Aufgaben, was Verantwortlichkeit fördert. Wenn eine Aufgabe ins Stocken gerät, kann man dies schnell erkennen und direkt darauf reagieren. 

  • Icon Kontinuierliche Verbesserung

    Kontinuierliche Verbesserung und Flexibilität  

    Durch regelmäßige Überprüfung des Kanban-Boards können Engpässe und ineffiziente Prozesse schnell erkannt werden. Diese Transparenz ermöglicht es, kontinuierlich an der Optimierung der Arbeitsabläufe zu arbeiten – ganz im Sinne des Kanban Prinzips, das auf stetige Verbesserung abzielt. Zudem kann ein Kanban-Board jederzeit sehr flexibel und mit wenig Aufwand neu organisiert und an aktuelle Bedürfnisse oder Prioritäten angepasst werden.  

Verbesserte Zusammenarbeit und Produktivität mit DEM KANBAN PRINZIP 

Kanban steigert die Produktivität, indem es klare Strukturen und Transparenz schafft, Multitasking reduziert, Engpässe aufzeigt und kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht. Die Methode ist leicht verständlich und flexibel, fördert die Selbstorganisation sowie das Engagement im Team und kann auch individuell für die eigene Strukturierung genutzt werden. Mit Hilfe visueller Boards und des Work-in-Progress (WIP) Limits wird der Fokus auf eine effizientere Bearbeitung von Aufgaben gelegt. Besonders in dynamischen Umgebungen, die schnelle Anpassungen erfordern, erweist sich Kanban als äußerst nützlich. 

Das Prinzip von Kanban konzentriert sich auf die Bearbeitung aktuell relevanter Aufgaben und schafft dabei klare Prioritäten. Unterstützend wirken klar definierte Fokuszeiten, um Ablenkungen und ungeplante Anfragen zu minimieren. 

Kostenloses LWC Kanban-Board Template

Wir haben ein LEITWERK Kanban-Board Template in der Online Kollaborationsplattform Miro gestaltet. Es ist für Teams jeglicher Größe geeignet und kann universell eingesetzt werden.

Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie das kostenlose LEITWERK Kanban-Board-Template nutzen möchten.

TOOL TIPPS 

Trello ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, das auf dem Kanban Prinzip basiert. Es ermöglicht Benutzenden, Aufgaben in Form von Karten zu organisieren, zu priorisieren und in Listen zu verschieben, die verschiedene Phasen eines Projekts darstellen, um so den Arbeitsfluss visuell und effizient zu managen. Trello gibt es auch in einer kostenlosen Variante.
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Quellen:

  • Kevin J. Eschleman, Jamie Madsen, Gene M. Alarcon, Alex J. Barelka (2014): Benefiting from creative activity: The positive relationships between creative activity, recovery experiences, and performance-related outcomes; Journal of Occupational and Organizational Psychology 
  • S. Nagayoshi, Jun Nakamura (2021): Creative Activity Outcomes and Optimal Task Scheduling; International Conference on Industrial Engineering and Engineering Management (IEEM) 
  • Starker, V.; Roos, K.; Bracht, E. M.; Graudenz, D. (2022): Kosten von Arbeitsunterbrechungen für deutsche Unternehmen. Auswirkungen von Fragmentierung auf Produktivität und Stressentwicklung; Link: https://nextworkinnovation.com/studie-arbeitsunterbrechungen/  
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