Wir übernehmen die Verantwortung für Ihr PMO!

PMO - Projektmanagement Office

Sie wollen sich in Ihrem Projekt auf die Inhalte fokussieren?

Wir übernehmen für Sie das PMO und damit die Planung, Steuerung und operative Durchführung Ihres Projekts. Unsere Mitarbeitenden sind dabei Projektmanager:innen und Strateg:innen zugleich. Dadurch schaffen wir Freiräume und garantieren in partnerschaftlicher Zusammenarbeit eine erfolgreiche Umsetzung Ihres Projekts.

Durch eine vorausschauende und ganzheitliche Projektplanung sowie der darauffolgenden Durchführung und operativen Steuerung, stellen wir den nachhaltigen Projekterfolg sicher. Dabei entlasten wir Sie, damit Sie sich auf die wesentlichen Projektaufgaben fokussieren können. Wir begleiten Sie über die strategische Planung hinaus und unterstützen von Beginn an – im Idealfall von der Idee bis zur Umsetzung vor Ort. Wir ziehen die Fäden im Hintergrund, stellen die Vernetzung aller Stakeholder sicher und fördern die Projektkommunikation.

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Unser Leistungsversprechen für ein erfolgreiches PMO

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Unterstützung der Projektleitung in allen Projektphasen
Mit Hilfe eines PMO stellen wir eine effiziente und erfolgreiche Projektabwicklung sicher. Wir behalten den Überblick über „das große Ganze“ und entlasten die Projektleitung bei den administrativen Tätigkeiten. Durch die Schaffung günstiger Rahmenbedingungen fördern wir die Kommunikation und Vernetzung im Projekt.
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Definition interner Standards
Um einen nachhaltigen Erfolg sicherzustellen, passen wir Prozesse an die Projektgegebenheiten an, setzen klare Standards und führen Qualitätskontrollen durch. Mit unserer langjährigen Projektmanagement-Erfahrung stellen wir unseren Kunden die passenden Methoden, Instrumente und Tools zur Verfügung.
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Der Projekterfolg im Mittelpunkt
Durch unsere interdisziplinären Teams schaffen wir den nötigen Weitblick, um unseren Kund:innen neue Impulse in der täglichen Projektarbeit zu geben. Wir beziehen dabei alle am Prozess beteiligten Stakeholder mit ein und generieren so einen sichtbaren Mehrwert für die Projekte.
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Immer an Ihrer Seite
Egal, ob Sie den Fokus Ihres PMO auf operative Tätigkeiten legen wollen oder uns an Ihrer Seite für strategische Fragestellung im Projekt benötigen - Wir können beides! So unterstützen wir bspw. bei der Erstellung von Projektplänen und Kommunikationsmatrizen, stehen Ihnen aber auch proaktiv und beratend bei der Ideen- und Entscheidungsfindung zur Seite. Dabei greifen wir auf unsere langjährige Projekterfahrung in diversen Branchen zurück.

Die unterschiedlichen Ausprägungen im LEITWERK Portfolio
PMO Varianten

Die Verantwortlichkeiten und Aufgabenfelder eines PMO können vielfältig sein. In erster Linie jedoch soll es die Projektleiter:innen und die Projektmitarbeitenden entlasten. Dies gilt gleichwohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene: Unsere Expert:innen unterstützen bei Aufgaben des Arbeitsalltags oder übernehmen diese vollständig, bspw. die Erstellung und Überwachung von Projektplänen oder die Vorbereitung und Durchführung von Terminen und Workshops. Gleichzeitig stehen wir Ihnen aber auch bei strategischen Fragestellungen im Projekt zur Verfügung, beraten Sie proaktiv bei der Ideen- und Entscheidungsfindung oder legen mit Ihnen gemeinsam Projektmanagementstandards, -methoden und -instrumente fest. Bei LEITWERK Consulting unterstützen wir unsere Kund:innen auf allen Ebenen des PMO.

Unser Vorgehen
Einsatzmöglichkeiten eines PMO über die Projektphasen

LEITWERK Consulting bietet mit Hilfe einer zielorientierten Vorgehensweise in jeder Projektphase ein auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittenes PMO.

1. Phase 04

Projektinitiierung

Projektinitiierung
Schon während der inhaltlichen Findungsphase und der Projektfreigabe unterstützen unsere Berater: innen in den folgenden Bereichen:
Inhaltliche Konkretisierung des Projektumfangs durch z.B. einen Kick-Off Workshop
Definition und Priorisierung von Projektzielen und Nicht-Projektzielen sowie die Eingliederung in eine Zielhierarchie
Erstellung eines Projektsteckbriefs zur Auftragsklärung und Freigabe durch den Auftraggeber
Projektplanung
Wir übernehmen die strukturierte Erstellung einer realistischen Projektplanung basierend auf den bestehenden Rahmenbedingungen:
Durchführung einer Umfeldanalyse zur Identifikation und Bewertung relevanter Stakeholder sowie Risiken
Ableitung von Kommunikationsmaßnahmen und Gegenmaßnahmen zur Risikoreduzierung
Erstellung eines Projektstrukturplans inkl. Planung und Zuweisung von Ressourcen
Arbeitspaketplanung
Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam sowie im engen Projektumfeld
Projektdurchführung
Unsere Berater:innen bringen die passenden Werkzeuge für eine effiziente und erfolgreiche Projektdurchführung mit:
Kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts, Abfrage des Projektstatus bei den Verantwortlichen und adressatengerechtes Reporting an die Stakeholder
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings & Workshops
Kontinuierliche Projektdokumentation und regelmäßige Kommunikation an relevante Stakeholder innerhalb und außerhalb der Organisation
Projektcontrolling
Festlegung und Verfolgung von Qualitätsstandards
Projektabschluss
In der Phase des Projektabschlusses übernehmen wir die Sicherstellung der gesamten Projektdokumentation und stellen damit den Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens sicher.
Erstellung des Projektabschlussberichts bzw. der Projektabschlusspräsentation
Durchführung eines Lessons Learned Workshops mit dem Projektteam
Erstellung der Projektdokumentation inkl. Best Practice Beispielen
Nachhaltige Verankerung der Projektergebnisse in der Organisation

Projektbeispiele

I. Aufbau und operative Durchführung eines zentralen PMO

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der Beauftragung unterstützte unser Team einen großen Automobilhersteller beim Aufbau eines Projekt Management Office zur Entwicklung eines Telematik-Dienstes mit automatischer Schadenserkennung und Unfallhilfe im Fahrzeug inkl. Rolloutkonzipierung und -durchführung in den Pilotmärkten.

Ausgangssituation

Das Projekt war Teil der Aftersales-Strategie eines deutschen OEM zur Steigerung der Leistungsseite im Unfallteilegeschäft. Die Möglichkeit zur Erkennung von Schadensereignissen über die bestehende Sensorplattform ist bestätigt. Ein Konzeptdokument zur technischen und marktseitigen Implementierung des Dienstes war nicht vorhanden, ebenso kein schriftlicher Projektauftrag. Ein Projektteam hatte sich noch nicht formiert.

Lösungsansatz

LEITWERK etablierte eine übergeordnete Planung und Steuerung zur Koordination der Teilprojekte in Form eines zentralen PMO. Dafür wurde ein Gesamtkonzept inkl. Business Case Berechnung erstellt. Dies diente als Basis zur Steuerung des Rollouts in vier Pilotmärkten (DE, US, UK, CN). Zudem war ein konsequentes Monitoring des Projektfortschrittes sowie Berichterstattung an alle Stakeholder von Bedeutung.

Ergebnisse

Es wurde eine termin-, qualitäts- und budgetgerechte Implementierung des Dienstes in den Pilotmärkten ermöglicht. Die wesentlichen Projektziele (organisatorisch, fahrzeug- und IT-seitig, seitens Kommunikation, Training und Rollout) abgesichert. Zugleich wurde eine strukturierte und optimierte Gremiensteuerung eingeführt, um eine zentralseitige Entwicklung der Funktion und der marktseitigen Implementierung des Dienstes sicherzustellen.

II. Übergreifende Projektsteuerung

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der Beauftragung unterstützte unser Team einen Premium-Möbelhersteller bei der übergreifenden Steuerung des Produktentwicklungsprozess von dem Design der Produkte bis zur Qualitätssicherung in Form eines strategischen Projekt Management Offices (PMO). Dadurch sollten das Informationsmanagement zwischen den Vorstandsmitgliedern zentralisiert und einheitliche Prozesse aufgebaut werden.

Ausgangssituation

Durch den Einstieg eines zusätzlichen Investors wurde eine weitere Produktentwicklungs-Pipeline aufgebaut. Die zusätzliche Belastung der nur langsam wachsenden Strukturen des Unternehmens führten zu einem chaotischen Informationsfluss und isolierter Arbeit der einzelnen Vorstände.

Lösungsansatz

LEITWERK agierte im Rahmen des PMO als zentraler Informationsknotenpunkt in Zusammenarbeit mit allen Vorständen. Alle relevanten Informationen des Produktentwicklungsprozesses wurden regelmäßig konsolidiert und auf Abhängigkeiten und Auswirkungen geprüft.

Ergebnis

Dank der Einsatzes eines PMOs konnten die Informationen zentral koordiniert werden. Dies führte zu effizienteren Prozessen, weniger Missverständnissen zwischen den Abteilungen und gab den Teams die Möglichkeit fokussierter zu arbeiten.

III. Aufbau und Leitung eines PMO für ein Projekt zur Entwicklung eines digitalen Reifendruck-Diagnosesystems

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der Beauftragung unterstützte unser Team einen großen Automobilhersteller bei Aufbau und Leitung eines (operativen) Project Management Offices für ein bereichsübergreifendes Projekt zur Entwicklung eines digitalen Reifendruck-Diagnosesystems bei einem führenden deutschen OEM mit Fokus auf Budgetsteuerung, Stakeholdermanagement, Meeting- und Gremienmanagement sowie Workshops und Trainings.

Ausgangssituation

Für die Entwicklung einer digitalen, prädiktiven Reifendiagnose zur Sicherstellung der Mobilitätsbedürfnisse für die Kunden eines deutschen Premium-OEMs wurde ein bereichsübergreifendes Projektteam (u.a. bestehend aus Kolleg:innen aus Aftersales, IT und Entwicklung) inkl. Projektleitung auf Kundenseite zusammengestellt. LEITWERK Consulting wurde in diesem Rahmen damit beauftragt, die Projektleitung bei der effizienten Projektdurchführung und –steuerung durch den Aufbau und die Leitung eines PMO zu unterstützen.

Lösungsansatz

Zunächst wurde gemeinsam mit dem Team durch begleitende Workshops die zukünftige Teamkonstellation und der Arbeitsmodus definiert. Hierbei identifizierte man einen hybriden Ansatz mit Fokus auf klassischem Projektmanagement mit agilen Elementen. Darauf aufbauend wurden entsprechende Tools und Methoden zur Zusammenarbeit definiert und diese kontinuierlich vertieft und angepasst. Dabei wurde stets das Gleichgewicht zwischen (Projekt-) Anforderungen, Umsetzungsqualität und Budget sichergestellt.

Ergebnis

Durch den Einsatz des PMO wurde die erfolgreiche Steuerung des Projekts über die gesamte Laufzeit gewährleistet. Durch den Aufbau eines zielgerichteten Gremien- bzw. Meetingmanagements sowie eine bedarfsgerechte Stakeholderkommunikation konnte die effiziente und effektive Umsetzung von Anforderungen sichergestellt werden. Darüber hinaus wurden zentrale Budgetvorgaben für das Projekt eingehalten. Die umfassende Dokumentation und Erfahrungssicherung der Projektarbeit durch das PMO erleichterte die Linienüberführung.

Ihre Vorteile
Warum LEITWERK Consulting für Ihr PMO?

Partnerschaftliche Zusammenarbeit
In partnerschaftlicher Zusammenarbeit schaffen wir Freiräume, damit Sie sich auf Projektinhalte konzentrieren können.
Zielfokussierung
Unsere Mitarbeitenden sind Projektmanager:innen und Strateg:innen zugleich. Beim operativen Management behalten sie immer das übergeordnete Ziel im Auge.
Knowhow
Wir kennen die Kundenanforderungen in den Arbeitspaketen sehr gut und wissen, wie wir einen bestmöglichen Beitrag leisten.
Gemeinsame Weiterentwicklung
Wir entwickeln uns gemeinsam mit dem Projektteam weiter, behalten den Überblick und erkennen dabei frühzeitige Handlungsbedarfe bei sich ändernden Rahmenbedingungen.
Über den Tellerrand
Wir schauen über den Tellerrand hinaus – fachlich, persönlich und kulturell – so finden wir gemeinsam die bestmöglichen Lösungen für Ihre Herausforderungen.
Interdisziplinäres Team
Projekte erfordern die Zusammenarbeit von Personen mit unterschiedlichem Wissen, die gemeinsam komplexe Aufgabenstellungen aus interdisziplinären Perspektiven betrachten und neue Wege beschreiten. Für die gemeinsame Zielerreichung setzen wir unabhängige, interdisziplinäre Teams ein.