Prozessarchitektur & -standards

Sie wollen Ihr Unternehmen prozessorientierter ausrichten? Sie wollen den Kundennutzen bei allen Prozessen in den Vordergrund stellen? Verantwortlichkeiten für Ihre Prozesse sind nicht immer eindeutig geregelt? Die Struktur- und Ablaufebenen Ihres Prozessmodells benötigen eine Weiterentwicklung oder müssen komplett neu aufgebaut werden? Ihre Prozesse werden von den Mitarbeitenden nicht gelebt? Sie benötigen eindeutige Prozessstandards, wie Modellierungs- oder Dokumentationsvorgaben/-tools?

Wir unterstützen Sie bei der (Weiter-) Entwicklung einer an den Unternehmenszielen ausgerichteten, maßgeschneiderten Prozessarchitektur und dem Aufbau geeigneter Standards. So erreichen Sie Transparenz über alle Unternehmensbereiche und -ebenen und legen die Basis für Prozessoptimierungen.

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Was sind Prozessstandards?

Prozessstandards beschreiben anerkannte, häufig wiederkehrende und vereinheitlichte Arbeitsabläufe eines spezifischen und unternehmensübergreifenden Geschäftsprozesses. Dadurch schaffen Prozessstandards ein einheitliches Prozessverständnis innerhalb einer Prozessarchitektur, wodurch sich für die Mitarbeiter:innen enorme Effizienzsteigerungen ergeben.

Merkmale einer Prozessstandardisierung

Effizienzsteigerung durch einmalige Standardisierung -> Einsparung von doppelten Arbeitsabläufen
Interdisziplinäre Zusammenarbeit kann auf Basis der Prozessstandardisierung erfolgen
Einheitlich verankerte Prozessverbesserung im kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)
Gleiche Grundprinzipien der Komponentenentwicklung über alle Fachbereiche
Verbesserte Abstimmung zwischen den einzelnen Prozessen
Konzentration auf das Wesentliche

Unser Leistungsversprechen

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Für unsere Kund:innen entwickeln und optimieren wir ein maßgeschneidertes Prozessmodell, das auf die Bedürfnisse und die Unternehmensrealität ausgerichtet ist, basierend auf Erfahrungen und Expertenwissen.
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Ein Prozessmodell ergibt sich unmittelbar aus der Unternehmensstrategie. Auf Basis der Strategie leiten wir eine Prozessmanagementstrategie sowie Prozessziele ab.
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Wir vereinbaren benötigte Prozessstandards und Vorgaben z.B. zur Prozessarchitektur und -dokumentation, welche die nötige Transparenz schaffen und ein effizientes Prozessmanagement ermöglichen.
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Wir strukturieren die Prozesse unserer Kund:innen und ermöglichen eine stimmige, am Kundennutzen ausgerichtete und über alle Ebenen konsistente Prozessarchitektur.
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Bei Bedarf unterstützen wir auch bei der Erstellung von (Teil-)Prozesslandkarten, die Transparenz über bestehende Prozesslücken und Optimierungspotenziale unter Einhaltung von Prozessstandards schaffen.
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Wir unterstützen bei der Beschreibung und Modellierung von Prozessen bis auf die Ablaufebenen (mit allen relevanten Informationen wie z.B. Prozessschritte, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Ergebnisse, Messgrößen).

Unser Vorgehen
Wie können Prozesse standardisiert werden?

1. Phase 03

IST-Beschreibung

IST-Beschreibung
Zunächst ist eine Sichtung der IST-Beschreibungen der einzelnen Prozesse durchzuführen. Dazu gehören auch die Beschreibungen der Schnittstellen zu den relevanten vor- und nachgelagerten Prozessen. Insbesondere ist bei den Prozessbeschreibungen neben der tatsächlichen Erläuterung auch auf die Prozessziele, den Input sowie Output, die beteiligten Geschäftsobjekte und Rollen einzugehen.
Festlegung des Out-of-Scope
In dieser Phase werden der Geltungsbereich und die möglicherweise akzeptierten Abweichungen der jeweiligen Prozesse festgelegt. Beispielsweise sollen nicht einzelne Lücken einer Prozessbeschreibung ausgefüllt werden; vielmehr ist der Fokus auf Prozessstandards bzw. eine umfassende Vereinheitlichung der Prozessarchitektur zu legen.
Begrifflichkeiten standardisieren
Um Missverständnisse zu vermeiden ist es essenziell, die Begrifflichkeiten innerhalb der Prozessarchitektur zu schärfen und zu standardisieren. Dabei ist darauf zu achten, dass eine Standardisierung nicht nur in der Notation (Begriffe und Symbole), sondern auch in der Gliederung und Tiefenstruktur der Prozesse erfolgt.

Prozessarchitektur ist der Schlüssel zur Prozessorientierung im Unternehmen

Sebastian Linder

Principal

Projektbeispiele

I. Weiterentwicklung eines Prozessmodells

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der Beauftragung unterstützten sechs LEITWERK Berater:innen das Team unseres Kunden, das rund 50 Beteiligte umfasste. Unser Kunde aus der Automobilbranche benötigte Expertise bei der Weiterentwicklung seines Prozessmodells unter Einhaltung erforderlicher Normen.

Ausgangssituation

Auf Basis der aktualisierten Unternehmensstrategie wurde eine Prozesslandkarte definiert. Die bisher vorhandene Prozesslandschaft konnte mit der neuen Prozesslandkarte nicht vollständig in Einklang gebracht werden und war lückenhaft. Zudem sollte das Unternehmen deutlich prozessorientierter aufgestellt werden, mit dem Ziel sämtliche betriebliche Aktivitäten in Prozessen abzubilden.

Lösungsansatz

Zur Dokumentation der Prozesse wurde ein Top-Down Ansatz bis auf Prozessschrittebene gewählt. Die einzelnen Prozessebenen wurden gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen entwickelt und an den Unternehmenszielen ausgerichtet. LEITWERK entwickelte Vorgaben zur Strukturierung und Beschreibung der Unternehmensprozesse. Fehlende Prozesse wurden identifiziert und in das bestehende Prozessmodell integriert. Schließlich wurden Anforderungen aus der ISO 9001 (Qualitätsmanagementnorm) und ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) den Prozessen zugeordnet und die Prozesse hinsichtlich ihrer inhaltlichen Qualität bewertet.

Ergebnisse

Die Entwicklung eines neuen Prozessmodells und die Einhaltung von Standards zu Prozessbeschreibungen ermöglichten eine vollständige Strukturierung und Dokumentation aller Unternehmensprozesse. Durch die engere Verzahnung von Qualitäts- und Prozessmanagement ergab sich eine stärkere Prozessorientierung bei den Prozessverantwortlichen und den Mitarbeitenden aller Unternehmensbereiche.

II. Weiterentwicklung eines Produktentstehungsprozesses

Beauftragungsumfang

Unser Kunde, ein Premium Automobilhersteller, benötigte Expertise und Unterstützung, um seinen Produktentstehungsprozess unter Verwendung eines gelebten kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) stetig weiterzuentwickeln. Im Rahmen der Beauftragung unterstützten zwei unserer erfahrenen LEITWERK Berater:innen das Kundenteam bestehend aus 15 Beteiligten.

Ausgangssituation

Nach erfolgreicher ISO 9001 Zertifizierung (Qualitätsmanagementnorm) sollte der Produktentstehungsprozess weiterhin im Rahmen des KVP optimiert werden. Eine durchgängige Prozessdokumentation und die Einhaltung von Prozessmanagementvorgaben wurden benötigt, um Handlungsbedarfe transparent zu machen und eine laufende Optimierung zu ermöglichen.

Lösungsansatz

Unsere Berater:innen erstellten im Rahmen des Projekts einen Leitfaden für Prozessverantwortliche und -manager:innen. Darüber hinaus diente die Steuerung einer regelmäßigen Architekturrunde zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse. Die Handlungsbedarfe wurden mit den Prozesseigner:innen abgestimmt, um so die Qualitätssicherung des Produktentstehungsprozesses sicherzustellen.

Ergebnisse

Mithilfe der Prozessdokumentation und stringenter Prozessmanagementvorgaben konnte der Produktentstehungsprozess durchgängig dokumentiert werden. Die Prozesseigner:innen wurden hinsichtlich ihrer Verantwortungsbereiche und Aufgaben informiert. Das Ergebnis ist ein gelebter KVP, der sicherstellt, dass wichtige Themen zur Weiterentwicklung des Prozesses adressiert sind.

Ihre Vorteile
...wenn Sie sich für ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Prozessmodell entscheiden

Strukturierte Prozesse
Strukturierte Prozesse und Prozessinformationen (Daten) erleichtern die Digitalisierung und den Einsatz von IT-Lösungen.
Widerspruchsfreie Dokumentation
Eindeutige und widerspruchsfreie Vorgaben und Dokumentationsstrukturen erleichtern den Arbeitsalltag der Mitarbeiter:innen.
Prozessoptimierung durch Transparenz
Transparenz über Prozesslücken, Redundanzen und Abhängigkeiten ermöglicht Prozessoptimierungen.
Effizienzsteigerungen und Kostenersparnisse
Effizienzsteigerungen und Kostenersparnisse durch an den Zielen und dem Kundennutzen ausgerichtete Prozesse.
Klare Verantwortlichkeiten
Eindeutige Kommunikationswege durch klare Verantwortlichkeiten, Prozesse und Schnittstellen.