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Erfolgreiche Projektinitiierung und -planung: Mit PMO zum Projekterfolg

Sie stehen vor dem Beginn eines neuen Projektes und fragen sich, was es nun zu tun gilt? Bisher liefen die Initiierungsphasen neuer Projekte eher unstrukturiert und ungeplant ab? Sie sehen bei der Vielzahl an Aufgaben, die ein neues Projekt gerade zu Beginn mit sich bringt, den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr?

In diesem Blogbeitrag zeigen wir, welche Themen in der Initiierungsphase angegangen werden sollten, was in der Planungsphase passiert und vor allem, welchen Mehrwert in diesen beiden Projektphasen der Einsatz eines Projektmanagement Offices (PMO) bietet.

Oftmals werden die Initiierungsphase und die Planungsphase in einen Topf geworfen und gleichzeitig angegangen. Beide Phasen sind essenziell für den Projekterfolg, aber haben unterschiedliche Ziele und Aktivitäten:

Die Initiierungsphase ist die erste Phase im Projektlebenszyklus und zielt darauf ab, das Projekt offiziell zu starten und die grundlegenden Rahmenbedingungen festzulegen.
Die Planungsphase folgt der Initiierungsphase und zielt darauf ab, einen detaillierten Plan für die Durchführung des Projekts zu erstellen.

Folgende Grafik fasst die beiden Phasen zusammen, welche wir im Folgenden näher beschreiben:

Von der Projektidee bis zur Umfeld-, Risiko- und Stakeholderanalyse liegt die Initiierungsphase vor, mit dem Projektdesign startet die Planungsphase.

Initiierungsphase eines Projekts

Nach der Projektidee wird in der Initiierungsphase das Projekt offiziell gestartet. Die Hauptaufgaben in dieser Phase sind die Auftragsklärung, Zieldefinition, Umfeldanalyse, Stakeholderidentifikation und Risikoanalyse.

1. Phase 05

Auftragsklärung

Auftragsklärung
Der Projektauftrag wird definiert, um Zweck, Ziele und Erwartungen der Stakeholder klar zu beschreiben. Dies legt den Rahmen für das gesamte Projekt fest und stellt sicher, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Projektziele haben. Ein klar definierter Projektauftrag minimiert Missverständnisse und führt zu einer effizienteren Umsetzung.
Zieldefinition
Basierend auf dem Projektauftrag werden konkrete Ziele festgelegt, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sind. Diese bieten eine klare Richtlinie für das Projektteam und ermöglichen eine gezielte Ausrichtung. Klare Ziele erleichtern die Überwachung des Fortschritts und erhöhen die Motivation der Teammitglieder.
Umfeldanalyse
Eine gründliche Analyse des Projektumfelds wird durchgeführt, um interne und externe Einflussfaktoren zu verstehen. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen durch das Verstehen von Stakeholderinteressen, Markttrends, Risiken und regulatorischen Anforderungen. Die Umfeldanalyse hilft, Chancen und Bedrohungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren.
Stakeholderanalyse
Alle relevanten Stakeholder werden identifiziert, einschließlich interner und externer Personen oder Organisationen, die vom Projekt betroffen sind oder Einfluss darauf haben könnten. Anschließend werden ihre Bedürfnisse und Erwartungen analysiert, um sicherzustellen, dass sie verstanden und dementsprechend berücksichtigt werden. Auch können potenzielle Konflikte frühzeitig erkannt und bewältigt werden, was die Akzeptanz und Unterstützung des Projekts fördert und zu einer reibungslosen Durchführung beiträgt.
Risikoanalyse
Potenzielle Risiken, die den Erfolg des Projekts gefährden könnten, werden identifiziert, bewertet und priorisiert. Dies ermöglicht es, Strategien zur Risikominderung oder -vermeidung zu entwickeln und auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet zu sein. Eine proaktive Risikomanagementstrategie trägt dazu bei, das Projekt stabil zu halten und unerwartete Kosten und Verzögerungen zu vermeiden.

Planungsphase eines Projekts

Auswahl des Projektdesigns

Basierend auf den Projektaufträgen und -zielen wird die strategische Ausrichtung und Methodik festgelegt, die im Projekt angewendet werden sollen. Dies umfasst die Entscheidung für eine bestimmte Projektmanagementmethode (z. B. Wasserfall, Agiles Vorgehen) oder eine spezifische Herangehensweise. Ein durchdachtes Projektdesign gewährleistet, dass das Projekt klar ausgerichtet ist und dass alle Teammitglieder die gleiche Vision und Richtung verfolgen.

Auswahl geeigneter Methoden und Tools für das Projektmanagement

Projektmanagementmethoden und -techniken sowie -tools werden basierend auf den Projektspezifikationen und -anforderungen identifiziert und implementiert. Die Verwendung passender Methoden und Tools erleichtert die Planung, Durchführung und Überwachung des Projekts, verbessert die Zusammenarbeit im Team und optimiert die Ressourcennutzung, was zu einer erfolgreichen Projektabwicklung führt.

Projektorganisation

Die Projektstruktur wird definiert, einschließlich der Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten für die Teammitglieder. Dies umfasst die Festlegung von Projektmanager:innen, Teamleiter:innen und anderen Schlüsselpositionen sowie die Klärung von Kommunikationskanälen und Entscheidungsprozessen. Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten fördern die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams. Sie reduzieren zudem Missverständnisse und Konflikte und stellen sicher, dass alle Teammitglieder effektiv zusammenarbeiten, was den Gesamterfolg des Projekts unterstützt.

Phasenplanung

Das Projekt wird in klar definierte Phasen gegliedert, die jeweils Meilensteine umfassen und somit die Kontrolle des Fortschritts ermöglichen. Jede Phase erhält außerdem eigene Ziele, Aktivitäten, Ressourcen und Zeitpläne, um eine strukturierte und planmäßige Projektdurchführung zu gewährleisten.

Aufstellen des Projektstrukturplans (PSP)

Der Projektstrukturplan (PSP) wird erstellt, um die Struktur des Projekts in Unterprojekte sowie Arbeitspakete zu gliedern und definiert dabei Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen diese Paketen und Aufgaben. Dies erleichtert die Planung und Zuweisung von Aufgaben und Ressourcen, fördert die Koordination der Projektaktivitäten und stellt sicher, dass alle Aspekte des Projekts abgedeckt sind.

Termin-, Budget- und Ressourcenplanung

Es werden detaillierte Zeitpläne, Budgets und Ressourcenpläne erstellt, die die Durchführung des Projekts unterstützen. Dies umfasst die Schätzung von Zeit-, Kosten- und Ressourcenbedarf sowie die Festlegung von Controlling-Mechanismen zur Überwachung und Steuerung des Projekts, um Engpässe zu vermeiden und die effiziente Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten.

Rolle des PMOs in der Initiierungs- und Planungsphase

Das PMO spielt eine zentrale Rolle bei der Projektinitiierung, indem es sicherstellt, dass diese Phase gründlich und umfassend durchlaufen wird. Als Dreh- und Angelpunkt für die Koordination und Unterstützung arbeitet es eng mit den Projektleitenden und Auftraggebenden zusammen, um die Intensität der Bearbeitung einzelner Aufgaben zu bestimmen. Dabei hat sich bewährt, jede Aufgabe separat zu besprechen und die Vorteile der Durchführung sowie die Nachteile des Weglassens zu analysieren, um den notwendigen Aufwand festzulegen. Wie bei vielen anderen Aufgaben eines PMOs gibt es kein Patentrezept, das den Erfolg garantiert. Vielmehr gilt es situativ herauszuarbeiten, welche Spezifika des Projektes welchen Umfang einer Aufgabe bedingen.

Während der Planungsphase übernimmt das PMO die Verantwortung, detaillierte Projektpläne zu entwickeln und sicherzustellen, dass alle notwendigen Ressourcen, Zeitpläne und Budgets berücksichtigt werden. Es sorgt für die Etablierung realistischer Zeitpläne und die Zuweisung der passenden Ressourcen, um die festgelegten Projektziele zu erreichen. Darüber hinaus überwacht das PMO kontinuierlich den Fortschritt und passt die Pläne bei Bedarf an, um auf Veränderungen und neue Erkenntnisse flexibel reagieren zu können. Es fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

Für umfassendere Informationen rund um das Thema PMO und die vielfältigen Aufgaben, die ein Project Management Office täglich übernimmt, lesen Sie gerne unseren Blogbeitrag „Was macht ein PMO den ganzen Tag?“.

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Vorteile eines ganzheitlichen Ansatzes im Projektmanagement

Ein ganzheitlicher Ansatz, der alle Elemente und Aufgaben des Initiierungs- und Planungszyklus umfasst und effiziente Projektmanagementmethoden auswählt, bietet zahlreiche Vorteile:

Er verbessert die Projekttransparenz, minimiert Risiken, optimiert Ressourcen und steigert letztendlich die Erfolgschancen des Projekts. Das PMO spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung dieses Ansatzes und unterstützt die Projektleitung und das Team.
Insbesondere der Methodenkoffer eines erfahrenen PMOs hilft in diesen entscheidenden Phasen zu Beginn eines Projektes, das Vorhaben auf den richtigen Weg zu bringen und alle notwendigen Details zu berücksichtigen. Ein effektives PMO wählt maßgeschneiderte Methoden aus, die auf den Projekterfolg ausgerichtet sind.
Die Erfahrung zeigt, dass selbst eine grundlegende Behandlung aller Aufgaben der Initiierungs- und Planungsphase hilft, alle Aspekte eines Projektes zu beleuchten und es effizient und effektiv mit den vorgegebenen Ressourcen und in der notwendigen Qualität ins Ziel zu bringen.

Sind nun auch Sie an der Etablierung eines PMOs in Ihrer Organisation interessiert und wollen herausfinden, inwiefern ein PMO für Sie nützlich sein kann? Dann haben wir genau das Richtige für Sie!

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