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Zusammenspiel verschiedener Dimensionen

Dimensionen einer Transformation

Quick-Check

Geschätzte Lesedauer 13 min
DIMENSIONEN VON TRANSFORMATIONSPROZESSEN IM QUICK-CHECK

Die agile Transformation eines Unternehmens ist individuell, vielseitig und in jedem Fall komplex. Durch den Transformationsprozess wird häufig eine gesteigerte Reaktions- und Wandlungsfähigkeit angestrebt, um das Unternehmen weiterzuentwickeln und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Dazu reicht es jedoch nicht, alle Mitarbeitenden ausschließlich in Scrum zu schulen. Die Nichtberücksichtigung struktureller Rahmenbedingungen birgt zahlreiche Gefahren für Transformationsvorhaben im Business Kontext.

Im heutigen Beitrag stellen wir den Quick-Check vor. Ein Tool, das zu Beginn und auch während einer Transformation wertvolle Einblicke gibt. Es werden verschiedene Dimensionen betrachtet, die für Business Agilität relevant sind und Transformationsteams bei der Planung und Ausrichtung der Veränderung unterstützen.

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Herausforderungen einer Transformation

„Wir planen eine agile Transformation. Dazu möchten wir alle Mitarbeitenden in Scrum schulen und unsere Produktentwicklung so schnell wie möglich auf agil umstellen“.

Solche oder ähnliche Anfragen erreichen uns oft über die LEITWERK Academy.

Der Einsatz von Scrum als Framework, Jira als eines der agilen Projektmanagementtools, oder auch die Reorganisation einer Abteilung sind die ersten Schritte, die vielen Führungskräften in den Sinn kommen, wenn es um eine agile Transformation geht. Dass es sich bei der Transformation eines Unternehmens allerdings um ein sehr komplexes Vorhaben handelt, bei dem eine Vielzahl von weiteren Rahmenbedingungen der Organisation geprüft und angepasst werden müssen, bemerken viele Organisationen erst, wenn sie mitten im Prozess stecken.

Trainings und der Einsatz von Tools sind wichtig, aber nicht ausreichend.

Die methodische Befähigung der Mitarbeitenden stellt einen wichtigen Bestandteil der Veränderung dar. Es ist aber eben genau als das zu sehen: Ein Element beziehungsweise ein Baustein auf dem Weg der Veränderung. Parallel dazu müssen bestehende Strukturen grundlegend geprüft und auf neue Herausforderungen vorbereitet werden. Fragen wie bspw. Wie wird Wert im Unternehmen definiert? Werden Projekte und Produkte priorisiert? Wo werden Entscheidungen getroffen? Fördert das Anreizsystem die teamübergreifende Zusammenarbeit? helfen dabei, bestehende Strukturen kritisch zu hinterfragen und stellen Organisationen im Rahmen des Transformationsprozesses vor große Herausforderungen.

Die Basis für eine erfolgreiche Veränderung
Eine inspirierende Vision, ein internes Transformationsteam und eine befähigende Führung bieten die Basis für eine erfolgreiche Veränderung.
Luisa Elsesser
Senior Consultant

Initiale Fragen zur Vorbereitung

Wenn die im Folgenden genannten Fragen beantwortet werden konnten, ist eine Basis geschaffen und Initiativen der Transformation können beginnen.

  • Icon Fernglas

    Motivation & inspirierende Vision

    Zuallererst gilt es, grundlegende strategische Fragen zu beantworten. Ein greifbares Zielbild und eine motivierende Vision (siehe auch unseren Blogbeitrag „Erfolgsfaktoren einer Unternehmenstransformation“) helfen, entlang des Veränderungsprozesses zu strukturieren, das Unternehmen zu vereinen und einzelne Initiativen gemeinsam und ergebnisorientiert auszurichten. Unterstützende Fragestellungen sind:

    • Welche Gründe gibt es für die Veränderung?
    • Was soll mit der Veränderung konkret erreichen werden?
    • Was sind die Erwartungen an Agilität?
    • Ist die Organisation bereit für den Aufwand der gemeinsamen Reise?
  • Icon Team

    Internes Transformationsteam

    Nachhaltige Veränderungen müssen aus der Organisation kommen und intern getrieben werden. Ein repräsentatives Transformationsteam übernimmt in diesem Fall die Verantwortung, die richtigen Initiativen für die Organisation zu finden. Ob das Team richtig besetzt ist, lässt sich durch folgende Fragen prüfen:

    • Kann das Team die gesamte Organisation interdisziplinär und hierarchieübergreifend vertreten?
    • Existiert das Mandat, Änderungen für die Organisation zu beschließen, beispielsweise durch einen Sponsor im Top Management?
    • Ist ausreichend Kapazität vorhanden, um alle Rollen und Aufgaben der Transformation auszufüllen?
  • Icon Führungskraft

    Stützende und fördernde Führung

    Führungskräfte sind nicht nur Vorbilder, sie sind in der Position, Veränderung zu ermöglichen oder zu bremsen. Gerade, wenn wir darüber sprechen, Teams zu befähigen, ist es notwendig, Führungskräfte in die Verantwortung zu nehmen. Wichtige Voraussetzungen hierfür sind:

    • Erkennen Führungskräfte ihre Rolle als Treiber der Veränderung?
    • Sind sie bereit, sich und ihren Führungsansatz zu prüfen und zu verändern?

Beginn einer Transformation
Initiativen zur Organisationsentwicklung

Eine Transformation ist eine gemeinsame Reise des Unternehmens, bei dem verschiedene Dimensionen der Organisation mit einem systemischen Ansatz betrachtet werden müssen, um Maßnahmen wirksam auszurichten und so iterative und nachhaltige Verbesserung zu ermöglichen. Es herrscht eine starke Wechselwirkung zwischen den Dimensionen, das bedeutet also, die Ausprägung einer Dimension kann die Weiterentwicklung einer anderen verhindern oder vorantreiben.

Ein Verständnis für organisationale Zusammenhänge ermöglicht es, Initiativen mit den größten Hebelwirkungen zu definieren.

Um die Komplexität einer ganzheitlichen Transformation konkreter und greifbarer zu machen, haben wir alle Dimensionen auf unserem Quick-Check: Maturity Assessment sichtbar gemacht. Die Dimensionen leiten sich dabei sowohl aus wissenschaftlich fundierten Erkenntnissen als auch unser gesammelten praktischen Erfahrung ab.

Agile Quick Check

In 5 Schritten mit dem Quick-Check arbeiten

Der Quick-Check besteht aus sechs Dimensionen mit jeweils drei Unterdimensionen. Die agile Reife einer Organisation kann mit Hilfe der Unterdimensionen ermittelt und bewertet werden. Die Skala umfasst dabei die Werte 0 (= nicht agile Ausprägung) bis 10 (= agile Ausprägung). Hierbei ist anzumerken, dass es nicht das Ziel jeder Transformation sein muss, die 10 auf jeder Unterdimension zu erreichen. Im Folgenden werden die Anwendung und der Nutzen des Quick-Checks näher beschrieben:

Bewusstsein schaffen

Im ersten Schritt geht es darum, die verschiedenen Dimensionen, Unterdimensionen sowie deren Ausprägungen kennenzulernen und implizite Abhängigkeiten zu verstehen. Das kann beispielsweise im Zuge eines Kick-off Workshops mit Auftraggeber:in und Transformationsteam geschehen. Nach einer detaillierteren Vorstellung der Dimensionen helfen Beispiele aus der täglichen Arbeit dabei, Zusammenhänge in der eigenen Organisation zu erkennen.

Ist-Zustand abbilden

Was folgt, ist eine erste Selbsteinschätzung der aktuellen Situation durch das Transformationsteam. Wo befinden wir uns auf der Skala von 0 = „nicht agile Ausprägung“ bis 10 = „agile Ausprägung“? Das geschieht beispielsweise mit Hilfe der Planning Poker Logik, also dem gleichzeitigen Aufdecken einer Zahl zwischen 0 und 10, um so eine unvoreingenommene Sichtweise der einzelnen Teilnehmenden zu erhalten. Durch das Offenlegen der individuellen Einschätzungen werden gegensätzliche Annahmen sichtbar. Aus den Diskussionen lassen sich in vielen Fällen bereits Fokusthemen für die Transformation ableiten. Auch (strukturelle) Rahmenbedingungen oder mögliche Hindernisse können identifiziert und sichtbar gemacht werden. Die Selbsteinschätzung kann durch weitere Perspektiven erweitert werden - beispielsweise durch Interviews, Fragebögen oder einen dedizierten Workshop mit Vertreter:innen verschiedener Hierarchieebenen des Unternehmens. Dieses Vorgehen ist zeitaufwändiger, ermöglicht allerdings ein ganzheitliches Bild des Ist-Zustands basierend auf unterschiedlichen Erfahrungswerten.

Ziel-Zustand skizzieren

Basierend auf den Erkenntnissen wird gemeinsam mit dem Transformationsteam ein initial angestrebter Ziel-Zustand definiert, welcher mit der Vision der Transformation abgeglichen und mit dem Auftraggebenden abgestimmt ist. Dabei werden die folgenden Fragen beantwortet: Wohin soll sich die Organisation – auf Basis der aktuellen Erfahrungswerte – entwickeln? Woran erkennen wir, dass wir unser Ziel erreicht haben? Der Ziel-Zustand wird direkt auf dem Quick-Check Template und zusätzlich in einer ausformulierten Form, wie beispielsweise einer konkretisierten Vision, dokumentiert und festgehalten. Der Ziel-Zustand gibt die Richtung der Transformation vor, ist Grundlage für die zukünftige Priorisierung aller möglichen Maßnahmen und wird während des Veränderungsvorhabens immer wieder geprüft und nach Bedarf angepasst.

Konkrete Zwischenergebnisse definieren

Ist der Ziel-Zustand definiert, werden erste Zwischenergebnisse auf dem Weg definiert, um die Veränderung greifbar zu machen. Hilfreiche Fragestellungen zur Definition der nächsten wesentlichen Zwischenergebnisse sind: Woran erkennen wir, dass ein wichtiger Schritt in Richtung Ziel-Zustand gemacht ist? Welche Hindernisse lassen sich ohne größeren Aufwand aus dem Weg räumen? Welche Veränderung ermöglicht einen zeitnahen stabilen Zustand? Die Dimensionen des Quick-Checks dienen dabei als Inspiration und Anhaltspunkte.

Beispiele für Zwischenergebnisse können sein:

Projekte und Produkte werden in regelmäßigen Abständen priorisiert.

Ein Format für den übergreifenden Wissensaustausch ist etabliert.

Teams sind entlang des Wertstroms aufgestellt .

Definierte Zwischenergebnisse werden entlang einer Transformationsroadmap dargestellt. Hierbei handelt es sich im Gegensatz zu klassischen Projekten nicht um einen starren Plan mit fixierten Meilensteinen, sondern um eine dynamische Umsetzungshilfe, die für Kommunikation, Orientierung und der Visualisierung von Erfolgen und Hindernissen genutzt wird. Sie wird in regelmäßigen Abständen geprüft und angepasst.

Individuelle Maßnahmen ableiten

Anhand der Transformationsroadmap kann das Transformationsteam nun spezifische Maßnahmen entwickeln. Dabei liegt der Fokus auf die unmittelbar anstehenden Zwischenergebnisse, denn auch das Transformationsteam sollte in iterativen Planungszyklen arbeiten. Der Quick-Check unterstützt wiederum dabei, alle Dimensionen zu identifizieren und zu berücksichtigen, welche auf das angestrebte Zwischenergebnis einzahlen. Nur im abgestimmten Zusammenspiel können das volle Potenzial der Maßnahmen genutzt, und die Veränderung wirksam verankert werden.

Mögliche Maßnahmen:

(1) Definition eines gemeinsamen Verständnisses von Kunden- und Businesswert,

(2) Etablierung einer inkrementellen Produkt- und Projektarbeit (MVP-Ansatz),

(3) Einführung einer regelmäßigen Priorisierungsrunde im Führungskreis.

Die Umsetzung der entwickelten Maßnahmen ist die tatsächliche Transformationsarbeit. Konkrete Aufgaben lassen sich beispielsweise in einem Transformationsbacklog festhalten, welches eine Basis für die operative Zusammenarbeit des Transformationsteams darstellt. Ein Backlog schafft Transparenz über aktuelle Tätigkeiten, erleichtert die Koordination und verhilft dem Transformationsteam durch seinen Aufbau zu Fokus und Priorisierung.

Die Dimensionen im Detail

  • Icon - Strategie

    Strategie

    Die Dimension Strategie prüft die gemeinsame Ausrichtung von Aktivitäten und stellt die Basis für durchgängige Priorisierungsentscheidungen dar. Wird der Kunde in Entscheidungen berücksichtigt? Wie stark ist die Weiterentwicklung der Organisation angestrebt? Diese Dimension kann als Kernstück einer erfolgreichen Transformation gesehen werden. Nur wenn klar ist, wohin der Weg gehen soll, wird eine agile Zusammenarbeit auf verschiedenen Unternehmensebenen nachhaltig funktionieren und erfolgreich sein.

  • Icon Doing Agile

    Doing Agile (Prozesse & Praktiken)

    In dieser Dimension wird geprüft, ob die etablierten Praktiken eine flexible und wertgesteuerte Zusammenarbeit ermöglichen. Wie lange dauern Entwicklungszyklen und sind feedbackbasierte Anpassungen möglich? Gibt es ein übergreifendes und vernetzendes Rahmenwerk entlang des Wertstroms? Auch wenn diese Dimension sehr häufig im Fokus von Transformationen steht, können Maßnahmen nur im Zusammenspiel mit anderen Dimensionen wirksam werden.

  • Icon Being Agile

    Being Agile (Werte & Kultur)

    Die Dimension „Being Agile“ untersucht, ob und wie weit Werte wie Transparenz, Kommunikation auf Augenhöhe und Veränderungsbereitschaft in der Unternehmenskultur verankert sind. Wie wird persönliches Feedback eingesetzt und angenommen? Wie wird mit Irrtümern umgegangen? Übernehmen Teams Verantwortung für ihr Handeln? Eine Veränderung der Kultur benötig die passenden strukturellen Rahmenbedingungen und dauert in der Regel viel länger als jede andere Art der Umgestaltung, ist allerdings auch die nachhaltigste.

  • Icon Leadership

    Leadership

    Wie schon in der Vorbereitung spielen Führungspersönlichkeiten eine große Rolle in der Organisationsentwicklung. Es wird geprüft, welche Rahmenbedingungen sie für das Team bieten. Kennen und verstehen Mitarbeitende das strategische Big Picture? Werden Teams im Sinne des Servant Leaders befähigt, sich weiterzuentwickeln und zu wachsen? Nur wenn Führung Mitgestaltungsspielraum bietet und bewusstes Entscheidungen an das Team abgibt, kann eine proaktive und mutige Kultur entstehen.

  • Icon Struktur

    (Organisations-) Struktur

    In dieser Dimension werden Einheiten, Rollen und Formate konkreter betrachtet. Wie interdisziplinär sind Teams aufgestellt? Ist eine End-2-End Verantwortung zu erkennen? Wie klar sind Verantwortlichkeiten und Schnittstellen? Welche Formate zum übergreifenden Wissensaustausch gibt es? Klare Verantwortlichkeiten ermöglichen Ownership bei den Mitarbeitenden, eine vernetzende Struktur ermöglicht die übergreifende Zusammenarbeit.

  • Icon Tools

    Tools

    Als letzte Dimension werden eingesetzte Tools in ihrer Rolle als Beschleuniger von Veränderungen und Zusammenarbeit geprüft. Ist ein Kollaborationstool im Einsatz, über das sich Mitarbeitende vernetzen und auf ein zentrales Wissensmanagement Zugriff haben? Werden Unternehmens- / Performancekennzahlen oder der Wertstrom transparent gemacht? Wird Automatisierung genutzt, um die Fehlerquote zu verringern und wertvolle Ressourcen freizusetzen? Tools bieten demnach die notwendigen Kanäle, um Veränderungen möglich und sichtbar zu machen.

Im Laufe der Transformation
Wirksamkeit, Priorisierung und Fortschritt

Wir empfehlen bei von uns begleiteten Transformationen häufig ein evolutionäres Vorgehen. Das bedeutet ein schrittweises Definieren von Zwischenergebnissen und das kontinuierliche Etablieren von stabilisierenden Strukturen und Standards. Denn auch wenn diese Herangehensweise tendenziell einen etwas längeren Zeitrahmen vorsieht, sind Veränderungen dieser Art weitaus weniger invasiv in Bezug auf bestehende operative Abläufe und können nachhaltiger in Verhalten und Kultur verankert werden. Zudem unterstützen kleine, wirkungsvolle Schritte Organisationen dabei, ein positives Momentum aufzubauen und Motivation bei den Beteiligten hervorzurufen.

Die definierten Maßnahmen entlang der Dimensionen werden demnach regelmäßig auf ihre Wirksamkeit geprüft und kontinuierlich angepasst. beispielsweise mit Hilfe eines Transformationsbacklogs. Auch eine Überarbeitung der Transformationsroadmap basierend auf neuen Erkenntnissen ist ausdrücklich erlaubt und dient der bestmöglichen Ausrichtung der Transformation. Die regelmäßige Priorisierung der Zwischenergebnisse und Maßnahmen ermöglicht eine fokussierte Arbeitsweise wie auch den optimalen und wertstiftenden Einsatz von Ressourcen.

Um gerade in der „Durchhaltephase“ der Veränderung Motivation und Bestätigung zu bieten, werden Fortschritte anhand der erreichten Zwischenergebnisse für die gesamte Organisation sichtbar gemacht und gemeinsam gefeiert.

Die lernende Organisation

Wir begleiten auch Ihre Transformation!

Ein erfolgreicher Transformationsprozess erfordert einiges an Vorbereitung und vor allem eine strukturierte Begleitung. Die ganzheitliche und nachhaltige Veränderung ist nur möglich, wenn alle Dimensionen bewusst wahrgenommen und aktiv bearbeitet werden.

Wir freuen uns, Ihnen die Dimensionen im Gespräch vorzustellen oder die bei der Anwendung des Quick-Checks zu unterstützen. Kontaktieren Sie uns, um sich mit einem unserer agilen Coaches auszutauschen.

Nachfolgend sehen Sie in einem kurzen Video einen kleinen Einblick in eine agile Transformation.

Einblicke in eine agile Transformation
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Sonja Neubauer - LEITWERK Consulting
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