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Projektmanagement Beratung der Leitwerk Consulting München: Agile Projektmanagement Tools

Agile Tools

JIRA, Confluence, Trello und Co.
Wir unterstützen bei der Auswahl des passenden agilen Tools.

In den letzten Jahren hat sich am Markt eine Reihe von Anbietern agiler Tools etabliert. Diese versprechen eine vereinfachte Organisation agiler Vorhaben. Sie unterstützen Teams dabei, nach den Prinzipien des agilen Projektmanagements zu agieren.

Woher aber wissen Sie, welches agile Projektmanagement Tool am besten zu Ihnen passt? Welches agile Tool wird Sie dabei unterstützen, Ihre Ziele effizienter zu erreichen?

Auf Grund der großen Auswahl und vielfältigen Funktionalitäten, sind die Unterschiede der verschiedenen agilen Projektmanagement Tools nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich.

LEITWERK Consulting unterstützt Sie bei der Auswahl eines geeigneten Tools für Ihr agiles Projektmanagement. Darüber hinaus begleiten wir Sie und Ihr Projektteam bei der Einführung und Nutzung des agilen Projektmanagement Tools.

Kontaktieren Sie uns!

Unser Leistungsversprechen

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    Die Auswahl des passenden agilen Tools

    Für die Wahl des passenden agilen Projektmanagement Tools analysieren wir gemeinsam mit unseren Kund:innen die gegebenen Projektanforderungen. Das ist die Basis, um ein geeignetes Tool zu identifizieren. Wir achten besonders darauf, dass die Wahl des agilen Tools zur Komplexität des Projektes passt.

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    Eine nachhaltige Einführung des agilen Tools

    Bei der Einführung des ausgewählten agilen Projektmanagement Tools lassen wir auch Change Aspekte nicht außer Acht. Agile Tools und deren Einsatz führen erst durch die fachgerechte Nutzung zum Erfolg. Deshalb stellt LEITWERK Consulting sicher, dass wir das Projektteam eng über den gesamten Einführungsprozess begleiten und mit proaktiver, offener Kommunikation eventuellen Widerständen entgegenwirken. Eine nachhaltige Einführung ist für uns erst erreicht, wenn das neue agile Projektmanagement Tool durch das Team genutzt und dessen Mehrwert erkannt wird. 

Die Einführung agiler Projektmanagement Tools unterstützt dabei, Projekte effizienter zum Erfolg zu führen
Stefan Kumschier
Geschäftsführer

Vor der Auswahl eines agilen Tools

Bevor wir Ihnen ein agiles Projektmanagement Tool empfehlen und mit Ihnen in die Einführung gehen, klären wir zunächst die folgenden Fragen:

Wie komplex sind Ihre Teamstrukturen?

Gibt es eine räumliche Trennung der Teammitglieder?

Wie gestaltet sich das Priorisieren von Anforderungen? Bzw. wo liegen die Herausforderungen dabei?

Wie gut gelingt die Kommunikation?

Werden viele Abstimmungstermine benötigt?

Wie gestaltet sich die Termintreue?

Welche definierten Prozesse gibt es und wie wirkungsvoll sind diese?

Welche agilen Tools gibt es?

In den letzten Jahren haben sich eine Reihe agiler Projektmanagement Tools auf dem Markt etabliert. Wir zeigen Ihnen eine Auswahl der am häufigsten genutzten agilen Tools, die wir bei und mit unseren Kund:innen einführen. Natürlich schauen wir auch über den Tellerrand hinaus, wenn es um die optimale Gestaltung ihrer agilen Projektmanagement Toollandschaft geht.

Jira - agiles Projektmanagement Tool

JIRA by Atlassian

JIRA ist eines der meistgenutzten Tools für die Steuerung des Produktentwicklungsprozesses agiler Teams. Etwa 80% unserer Kund:innen, die nach einem agilen Arbeitsmodell agieren, nutzen JIRA in ihrer täglichen Arbeit.

Was macht JIRA so beliebt?

Die Nutzeroberfläche von JIRA ist leicht erlernbar und bietet dennoch die Möglichkeit komplexe Sachverhalte verständlich abzubilden. Teams, die in Sprints arbeiten, können mit Hilfe eines Sprintboards und eines Backlogs priorisieren, planen und den Überblick über sämtliche Anforderungen behalten. Teams, die nicht in Sprints arbeiten, können alternativ ein Kanban-Board nutzen.

JIRA ermöglicht durch die Anlage verschiedener Issuse-Types (Epic, Story, Task, Bugs) eine Darstellung von Anforderungen über verschiedene Flughöhen, welche den Verantwortlichen unmittelbar zugeteilt werden. Abhängigkeiten zwischen Anforderungen können mit wenigen Klicks eingerichtet werden.

JIRA bietet auch für das Erstellen von Testfällen eine Oberfläche, es lässt den Nutzer:innen Spielraum für die Erstellung eigener Dashboards und es können verschiedene Reports generiert werden, wie beispielsweise ein Sprint Burndown Chart.

Fazit: JIRA ist ein Tool mit sehr vielen Möglichkeiten für die Unterstützung und Steuerung des Produktentwicklungsprozesses. Es eignet sich insbesondere für größere agile Teams, die in Sprint arbeiten und einen Überblick über eine große Anzahl von Anforderungen behalten müssen.
Auch Teams, die von den fachlichen Mitarbeiter:innen, über den Scrum Master und die Entwickler:innen hinweg bis hin zu den Tester:innen alle mit einem Tool arbeiten möchten, kommen bei der Nutzung von JIRA auf ihre Kosten.

Auf Grund der vielen Möglichkeiten, die JIRA bietet, profitieren auch skalierte Arbeitsumfelder von JIRA, da Anhängigkeiten auch über Teams hinweg abgebildet werden können.
Confluence - agiles Projektmanagement Tool

Confluence by Atlassian

Wie auch JIRA ist Confluence bei vielen unserer Kund:innen das Tool der Wahl, wenn es um eine effiziente Kollaboration in agilen Teams geht. Häufig werden JIRA und Confluence auch parallel genutzt, da sich Inhalte von JIRA in Confluence verknüpfen lassen und umgekehrt. Während JIRA eher für die Priorisierung und Planung von Anforderungen genutzt wird, wird Confluence für die Erarbeitung und Dokumentation von Inhalten verwendet. Inhalte können direkt in Confleunce erstellt und auch zu Präsentationszwecken genutzt werden. Die Arbeit mit PowerPoint kann damit erheblich reduziert werden.

Teams können ihren Confluence-Bereich frei gestalten. Sie können dort beliebig viele Seiten anlegen und in einer Hierarchie bzw. Seitennavigation selbst anordnen. Dadurch kann die gesamte Projekt-/ Team- oder Abteilungsstruktur abgebildet werden. Das Einfügen von Makros (z.B. virtuelle Whiteboards) kann die Erarbeitung von Inhalten zusätzlich erheblich erleichtern.

Weiterhin können mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einer Seite arbeiten, ohne dass Inhalte überschrieben werden. Kommentierungs- und Notifikationsfunktionen erleichtern dabei die Abstimmung im Team. Alle Seiten können als word oder pdf exportiert werden.

Confluence bietet auch die Möglichkeit Termine in einem teamübergreifenden Kalender zu organisieren sowie einen Blog zur Unterstützung der Kommunikation.

Fazit: Confluence eignet sich insbesondere für agile Teams, die auch JIRA nutzen, da die beiden Tools sehr kompatibel sind. Auch agile Teams, die Confluence als einzige Ablage- und Dokumentationsplattform nutzen, profitieren von diesem Tool.

Wie auch JIRA findet Confluence häufig Anwendung im skalierten Umfeld, da Confleunce-Bereiche mehrerer Teams sich schnell und einfach miteinander verknüpfen lassen.
Trello - agiles Projektmanagement Tool

Trello by Atlassian

Trello ist, wie auch JIRA und Confluence, ein Atlassian Tool. Es bietet vergleichsweise weniger Funktionen. Trello eignet sich vornehmlich für die Planung von Anforderungen eines agilen Teams, welches sich mit Hilfe der Kanban Methode oder einem ähnlichen Vorgehen organisiert.

Trello bietet Nutzer:innen die Möglichkeit beliebig viele Spalten für ihre Planung anzulegen, welche wiederum mit beliebig vielen Task-Karten befüllt werden können. Die Bedienung funktioniert hauptsächlich über "Drag and Drop" und ist sehr einfach zu erlernen. Über diverse farbliche Labels kann das Board gut strukturiert werden. Dazu kommen weitere kleinere Funktionen, die das Arbeiten mit Trello sehr einfach gestalten.

Fazit: Trello eignet sich eher für kleine agile Teams, die wenig Abhängigkeiten sowohl innerhalb ihrer Anforderungen als auch zu externen Schnittstellen haben. Auch Teams, die nicht in kurzen Sprintzyklen arbeiten, profitieren von der eher pragmatischen Darstellung eines Trello-Boards.

Vorteile agiler Tools

Die erfolgreiche Einführung eines agilen Projektmanagement Tools bietet Ihnen diverse Vorteile:

  • Icon Kommunikation

    Effiziente Kommunikation & Reduktion von Doppelarbeit

  • Icon Prozesse

    Strukturierte Prozesse & zielführende Priorisierung

  • Icon Termin

    Verbesserte Termintreue

  • Icon Wissensaustausch

    Optimierter Wissensaustausch

  • Icon Transparenz

    Transparenz

  • Icon Administration

    Reduktion Adminaufwand

Projektbeispiele

I. Effizientere Kommunikation durch das agile Projektmanagement Tool JIRA

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der Beauftragung unterstützten zwei erfahrene LEITWERK Berater:innen das Team unseres Kunden. Unser Kunde aus dem Automobilbereich benötigte Unterstützung bei der Einführung und Etablierung des agilen Projektmanagement Tools JIRA. Unser Fokus lag insbesondere in der Befähigung der Mitarbeiter:innen sowie der Prozessoptimierung. Außerdem galt es den Veränderungsprozess mit einem gezielten Change Management zu begleiten.

Ausgangssituation

In der Softwareentwicklung unseres Kunden waren agile Methoden bereits erfolgreich im Einsatz. Wesentlicher Bestandteil für die Organisation der unterschiedlichen Teams war ein JIRA Kanban Board. Es fehlte jedoch noch ein relevanter Aspekt bei der Softwareentwicklung. Das Einholen von Kundenfeedback war noch nicht ausreichend in den Produktentwicklungsprozess integriert. Die fehlenden Feedbackschleifen führten immer wieder zu Herausforderungen im Entwicklungsprozess.

Lösungsansatz

Im ersten Schritt wurden die bestehenden Prozesse gemeinsam mit dem Team analysiert. Alle Herausforderungen wurden daraufhin transparent dargestellt. Anhand dieser Informationen wurden anschließend neue Prozesse definiert. Durch die Einführung des Ticket-Systems von JIRA konnten Kundenanfragen über das Supportteam direkt an das Softwarenentwicklungsteam getragen werden. Dort wurden sie anschließend bewertet, priorisiert, umgesetzt und getestet. Das Projektteam wurde zusätzlich durch intensive Workshops im Umgang mit JIRA geschult.

Ergebnis

Durch die Einführung von JIRA und die Verwendung eines Ticket-Systems wurde ein transparenter Prozess für die Aufnahme und Bearbeitung der Kundenanforderungen etabliert. Dies führte unter anderem auch dazu, dass die Produktivität des Projektteams um 35% gesteigert werden konnte. Zusätzlich konnte durch die Einführung von JIRA die standortübergreifende Zusammenarbeit verbessert werden. 

II. Effizientes Dokumentenmanagement mit Confluence

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der Beauftragung unterstützten zwei erfahrene LEITWERK Berater:innen das sechsköpfige Team unseres Kunden aus dem Automobilbereich. Ziel der Beauftragung war die Einführung eines neuen Confluence-Bereiches, der die internen Prozesse bestmöglich unterstützt und erleichtert.

Ausgangssituation

Im Rahmen eines PMO begleiteten wir bei unserem Kunden die Transformation von einer Projekt- in eine agile Produktstruktur im Aftersales eines Automobilkonzerns. Dabei wurden vermehrt die agilen Tools JIRA und Confluence genutzt. Im Zuge dieser Umstrukturierung, wurde ein neues, nutzerspezifisches Konzept zur bestmöglichen Nutzung dieser Tools benötigt.

Lösungsansatz

In Abstimmung mit den internen Themenverantwortlichen wurde ein Konzept für den neuen Confluence-Bereich entwickelt und umgesetzt. Dabei wurden auch die spezifische Projektsituation und die Bedarfe der Mitarbeiter:innen berücksichtigt. Unsere Berater:innen nutzten gezielt die Confluence Funktionalitäten und Möglichkeiten, die für das spezifische Kundenumfeld relevant sind. Alle Mitarbeiter:innen wurden zusätzlich in Form von Präsenzschulungen zur Nutzung von Confluence befähigt.

Ergebnis

Der neue Confluence-Bereich umfasste unter anderem ein auditkonformes Meetingmanagementsystem zur effizienten Steuerung der agilen Meetings. Damit konnten offene Aufgaben besser nachgehalten und Beschlüsse übersichtlicher dokumentiert werden. Confluence wird zudem als agiles Tool für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verwendet. Die klare Struktur des neuen Confluence-Bereichs fördert eine intuitive Nutzung und ermöglicht den zielgerichteten Austausch aller Beteiligten. Durch transparente Aufgabenteilung kann Doppelarbeit vermieden werden.

III. Einführung des agilen Projektmanagement Tools Azure Boards

Beauftragungsumfang

Im Rahmen der Beauftragung unterstützten zwei erfahrene LEITWERK Berater:innen das Team unseres Kunden aus dem Automobilbereich. Das Team setzte sich aus zwei Beteiligten zusammen und war für die Produktentwicklung zuständig. Das Unternehmen war auf der Suche nach einem übergreifenden, agilen Projektmanagement Tool zur effizienteren Steuerung der Anforderungen. Bei der Wahl und der Einführung des Tools wurde unsere Unterstützung benötigt.

Ausgangssituation

Die interne Weiterentwicklung sowie die Entwicklung neuer Produkte unseres Kunden, wurden in einem agilen Rahmen durch eine Vielzahl an Teams und Projekten vorangebracht. Aufgrund zahlreicher inhaltlicher Überschneidungen waren Verantwortlichkeiten unklar, wodurch es zu Doppelarbeit, Fehlpriorisierung und ineffizienter Ressourcennutzung kam. Projektspezifische Tools und individuelle Prozesse innerhalb der Teams erschwerten die Fortschrittsmessung und Kapazitätsplanung.

Lösungsansatz

Nach der Analysephase wurde das Tool „Microsoft Azure“ ausgewählt, da es sich gut mit dem agilen Rahmenwerk des Unternehmens vereinbaren lies. Wir setzten gemeinsam mit dem Kunden das agile Tool inhaltlich und strukturell auf, wodurch es innerhalb weniger Wochen aktiv nutzbar war. Unser Ziel war es dabei, die Mitarbeiter:innen vom Nutzen des neuen Tools zu überzeugen, um die Akzeptanz sicherzustellen. Diese wurden im Umgang mit Microsoft Azure geschult.

Ergebnis

Die schnelle Implementierung des agilen Projektmanagement Tools und die Nutzung von Microsoft Azure durch alle Teams führten zu einer erhöhter Transparenz der Aufgabenverteilung. Hierdurch wurden die Leistungen und Ergebnisse für das Management noch einfacher erkennbar. Synergieeffekte können nun früher erkannt und effizienter genutzt werden. Das Fachwissen einzelner Personen und Teams wurde zielgerichtet konsolidiert. Somit konnten Ziele effizienter erreicht werden.

Ihre Vorteile
Warum LEITWERK Consulting?

  • Icon zertifizierte Mitarbeiter

    "Agile" zertifizierte Mitarbeiter:innen

    Annähernd 100% unserer Mitarbeiter:innen sind zertifizierte SCRUM Master (PSM I), 60% sind "Certified LeSS Practitioner".

  • Icon Expertise

    Expertise

    Wir haben Erfahrung in der Einführung agiler Projektmanagement Tools bei Unternehmen unterschiedlicher Größe und Komplexität. Mit Hilfe von Vorgehensmodellen definieren wir Aktivitäten die zur Erreichung vorgegebener Ziele erforderlich sind.

  • Icon Community

    Aktive Community

    Dank unserer Kooperationspartner und unseren breit aufgestellten Mitarbeiter:innen haben wir Zugang zu zahlreichen Expertisen und können somit die Einführung agiler Tools ganzheitlich abdecken.

  • Icon Unterstützung

    Nachhaltige Unterstützung

    Wir etablieren in Ihrem Unternehmen nicht nur das passende agile Projektmanagement Tool, sondern auch die nötigen Methoden und das Knowhow für eine nachhaltige Nutzung.

Interessiert? Gerne können wir Ihnen ausführliche Informationen zu unserer Lösung zukommen lassen.
Kontaktieren Sie uns!
Carina Werner
Ihre Ansprechpartnerin
Carina Werner
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carina.werner@leitwerk-consulting.com
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